【Google 試算表】如何用函數製作甘特圖？顏色形狀更多樣

2023 年 2 月 7 日更新

甘特圖 (Gantt Chart) 是一個比較特別的圖表類型，它可以說是「專案管理」當中相當重要的管理工具之一。而如果想要在 Excel 或 Google 試算表裡面繪製一張甘特圖，除了用外掛或長條圖來解決之外，其實也可以用函數來繪製它，具體怎麼操作？一起來看看吧！

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內容目錄

如何用函數來製作甘特圖？

這裡會用到的函數主要有兩個，分別是「IF 函數」跟「AND 函數」，這兩個都是比較簡單的邏輯函數，搭配方式也不難，接下來看要怎麼用這兩個函數弄出甘特圖的樣子吧！

範例表格

為了方便說明，就用下面這個剪輯流程專案來當作教學的範例表格吧。

Step 1：填入甘特圖日期

從這張範例表格來看，甘特圖的日期可以從９月１號開始，因此我在表格的右邊用「自動填入」的方式來填上一系列的日期。

Step 2：填入 IF 函數

接著要開始輸入函數了，這邊我在甘特圖空白處最左上角的地方輸入「IF 函數」當作開頭。

Step 3：填入 AND 函數

IF函數第一個引數的位置這邊，我們要填入【AND】的函式，所以整個公式會像下面這樣：

=IF(AND($D2-E$1>=0,E$1-$C2>=0)

這個 AND 裡面的運算式子看起來好像有點複雜，其實不難，因為它只是用來判斷兩個式子有沒有成立。

第一個邏輯運算式 $D2-E$1>=0，是用來判斷「結束日期」－「當天日期」是不是大於等於零；

第二個邏輯運算式 E$1-$C2>=0，是用來判斷「當天日期」－「開始日期」是不是大於等於零。

而加上「＄」的符號是要讓公式複製到其他儲存格的時候，可以固定在某個資料欄或資料列上。

Step 4：繼續完成 IF 公式

最後再把【IF公式】最後的部分完成，也就是 TRUE 跟 FLASE 分別要回傳什麼。

如果 AND 函數回傳的結果是 TRUE，也就是當 AND 函式裡面的 2 個條件都成立的時候，就回傳「1」；
如果 AND 函數回傳的結果是 FALSE，也就是 AND 函式裡面其中 1 個或 2 個條件不成立的時候，回傳空值「””」就好。

Step 5：自動填入其他儲存格

公式完成之後，利用右下角的藍色小方塊，來複製公式到其他的儲存格裡面。

從下面這張圖就可看出，只要「當天日期」小於開始日或大於結束日，就不符合 AND 函數裡面的運算式，只要 AND 函數的結果是 FAlSE，IF 函數最後回傳的結果就是空值，儲存格就會保持空白的狀態。

但只要 AND 函數的結果是 TRUE，IF 函數就會回傳「1」。

Step 6：打開條件式格式設定

再來打開功能選單的 格式＞條件式格式設定

Step 7：調整長條顏色

「套用範圍」選擇套甘特圖的長條區域範圍。
「格式規則」可以選非空白，或是可以調整為「值等於１」
「顏色」的部分則依個人喜好調整想要的長條顏色，如果把 文字顏色 跟 填滿顏色 都調成同一種顏色的話，就會變成單純的長條顏色。

完成甘特圖

最後再把「凍結窗格」線拉一下，基本的甘特圖就大功告成囉！

測試甘特圖

完成甘特圖之後，還要測試看看它能不能運作，你可以用旁邊的「日期選擇器」來更改開始日或結束日，看看旁邊的甘特圖會不會跟著變動，同時看一下日期有沒有正確。

為甘特圖新增交替條紋色

如果覺得這張甘特圖看起來很單調的話，其實還可以替他加點效果，像是 Google 試算表的「替代顏色」就可以用來搭配一下。

先把你要填色的範圍框選起來之後，點擊功能選單的 格式 > 替代顏色，它就會迅速幫這個範圍填上條紋的交替顏色。

這樣甘特圖看起來會比較條列分明，而且也不會影響到「條件式格式」的顏色效果。

改變甘特圖的長條外觀

如果不喜歡這樣的長條，覺得太過單調的話

１．你可以先把文字顏色條淺一些。

２．然後更改【IF 函式】第二個引數的部分，把它換成別的文字或特殊符號。

３．這樣甘特圖裡面的長條，就可以擁有特製的圖案或文字。

４．甚至你也可以關掉條件式格式的「填滿顏色」效果，只保留「文字顏色」，這樣甘特圖的長條外型就可以隨意設定了。

５．還有一個做法，就是先在旁邊新增一個資料欄（輔助欄），然後每一個資料列都給它不同的「文字」或「特殊符號」。

６．再把【IF 函數】的第二個引數指向新資料欄的儲存格，就像下面這張圖一樣，然後記得要把 A欄 給固定下來，也就是改成 $A2 這樣。

修改完 IF 公式之後，把它複製到甘特圖其他的儲存格裡面，這樣甘特圖的長條就能擁有不同的顯示方式了，不再是一般的長條圖形。

把IF函式的第二個引數指定為輔助欄位的儲存格，這樣甘特圖的長條就可以有不同的外觀

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不同長條套用不同的顏色

如果覺得甘特圖的顏色太單調的話，也可以到「條件式格式設定」去調整每一列的顏色，格式規則可以參考下面這張圖，然後再進一步設定不同的「文字顏色」或「填滿顏色」，就會有下面這兩張甘特圖的效果了，每一條長條的顏色都是不一樣的，也可以利用這種方式來設定甘特圖的分組顏色。

為甘特圖新增警示功能

有時候我們可能會把開始日或結束日的日期打錯，這時候也不用擔心旁邊的甘特圖會出錯喔，因為它有公式可以幫忙確認，只要日期不正確，像是開始日比結束日還要晚，旁邊的甘特圖長條就不會顯示出來。

如果可以的話，也可以加一點警示的效果，看是要用「資料驗證」的方式，還是要用「條件式格式設定」的方式，設定的條件可以運用【AND】這個函數，可以像我下面這張圖的設定一樣：

在「條件式格式設定」的部分，設定自訂公式 = AND ( D2 < C2 )，並且套用綠色背景跟刪除線。
在「資料驗證」的部分，也是設定自訂公式 = AND ( D2 >= C2 )，然後顯示警告。

條件式格式設定跟資料驗證都設定完之後，來測試一下。

像下面這樣把結束日改得比開始日早，那結束日就會顯示警示標誌與綠色背景，可以提醒我們這格的日期要重新設定。

結語

看完這麼多甘特圖的設定之後，可以感受到使用函數的功能還是比較多的，因為之前有提到「簡易版的甘特圖」，都沒有用到任何一個函數，所以功能其實非常有限！

其實用「函數」製作甘特圖也不止這種作法，本文所示範的內容只是其中一種方式而已，重點是可以學習函數的運用方式，以及甘特圖想呈現什麼樣的效果。

如果不想使用函數，用「圖表工具」或是「外掛」也都可以做出甘特圖喔！

延伸閱讀

References：文件編輯器說明

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