Google試算表【條件式格式設定】輕鬆凸顯表格重點!

Last Updated on 2021 年 9 月 11 日 by 小幫手

How to Use Conditional Formatting in Google Sheets 封面圖片

當我們在使用Google試算表的時候,太過複雜或龐大的資料,可能會用篩選器來篩選出需要的資訊,不過也可以用其他方法來凸顯出這些資訊,那就是使用「條件式格式設定」,妥善運用這個工具,也可以有意想不到的效果!

條件式格式設定

條件式格式設定」可以針對「套用範圍」的資料,根據條件來改變範圍儲存格內的字體、顏色等格式。

例如,資料包含「某個字詞」就套用指定的格式樣式。

而「條件式格式設定」會有一個專屬的操作介面,主要有兩種路徑可以打開這個介面,「格式的選單」「右鍵(內容)選單」

路徑一:格式選單

點擊[格式]>[條件式格式設定]

格式選單→條件式格式設定


路徑二:右鍵選單

在儲存格中點擊[滑鼠右鍵]>[條件式格式設定]

使用快捷鍵「Ctrl + Shift + \」,也可以叫出儲存格的右鍵選單(也稱內容選單)。

右鍵選單→條件式格式設定


新增其他規則

然後右側會出現「條件式格式規則」的操作介面,點擊「新增其他規則」,就可以開始設定條件跟規則了。

新增其他規則


選擇「單色」或「色階」規則設定

「新增其他規則」之後,會先進入「單色」的規則設定,這也是比較常用的設定區,因為它可以設定的條件類型比較多。

如果是想用顏色來分辨資料大小的話,就比較適合用「色階」的規則設定。

選擇單色或色階


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單色格式

這邊先介紹比較常用的「單色」設定,「單色」格式的設定主要分成三個部分:

  1. 套用範圍
  2. 格式規則
  3. 格式設定樣式

而透過這邊設定的條件來讓儲存格變色,是非常常用的技巧之一。

指定套用範圍

用來指定這個規則所適用的資料範圍,可以直接輸入,或是點擊旁邊的「田」字符號來框選範圍。

單色套用範圍


設定格式規則

再來就是設定條件的地方,這裡主要可以設定四種類型的格式:文字、時間、數值還有自訂公式。它們各自有包含不同的條件選項:

  • 文字:空白、非空白、文字包含、文字不包含、文字開頭、文字結尾、文字完全符合。
  • 時間:日期為、日期早於、日期晚於。
  • 數值:大於、大於或等於、小於、小於或等於、等於、不等於、介於、不介於。
  • 自訂公式:可以搭配不同的函數運算公式

只要儲存格有符合這邊所設定的條件,就會套用指定的格式樣式。

單色格式規則


設定樣式

設定完條件之後,就要來設定符合條件時要套用的格式樣式,包括字體變化文字顏色以及背景顏色

單色格式樣式


單色應用範例

這邊使用「單色」來設定簡單的條件式格式規則。

規則為:把範圍內的大於5的資料用,粉紅色來填滿儲存格背景

就可看到下面這張圖的單色效果,範圍內所有大於5的資料,背景都填滿了粉紅色。

單色應用範例


色階格式

色階」則是針對不同大小的資料來填色,表格資料有做大小排序的話,看上去就比較流暢,也會有層次感。

指定套用範圍

這邊同樣也要指定色階所適用的資料範圍,可以直接輸入範圍或框選範圍。

色階套用範圍


預設色階

再來可以使用預設的色階樣式,點擊「預覽」會有更多預設樣式可選擇。

色階預設樣式


自訂色階

如果預設的色階樣式不喜歡的話,也可以從下面自訂區,設定色階的上限點、中間點及下限點。

自訂色階樣式


色階應用範例

這邊也用「色階」來配置簡單的條件式格式規則。

規則為:把範圍內的資料由小到大,分別配置由白漸紅的色階效果

就可以看到數字最小的「1」會偏白色,數字最大的「10」則偏紅色。

色階應用範例


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移除規則

儲存格的範圍內,如果有設定好的「條件式格式」,都會存放在「條件式格式規則」裡面。

如果用不到的這些條件格式的話,可以點擊該規則右邊的「垃圾桶」圖示來移除規則。

移除規則


結語

ExcelGoogle試算表中,條件式格式設定是很好用的工具之一,很多類型的表格都可以用的上,上面所提到的範例都只是簡單的規則設定,如果搭配公式函數的話,那就有更多的變化性了!

另外有一個需要注意的地方,就是如果把具有「條件式格式規則」的儲存格,複製到其它地方的話,那「條件式格式規則」也同樣會一起複製過去喔!也就是原本的「條件式格式規則」套用的範圍會變大的意思。

Reference:文件編輯器說明


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