Google試算表|可繪製甘特圖的外掛【ProjectSheet】該怎麼用?

Last Updated on 2021 年 10 月 18 日 by 小幫手

Google sheets Add-ons introduction ProjectSheet planning 封面圖片

「甘特圖」在很多工作的進度排程跟專案管理都是很好用的圖表工具,並且製作甘特圖的方式也很多,而若想在Google試算表內建立甘特圖,除了用圖表或函數來繪製之外,其實有ProjectSheet這個外掛可以用,接下來讓我們來看一下這個外掛怎麼用吧!

為什麼要使用ProjectSheet外掛?

在試算表裡有不少圖表類型可以插入,但甘特圖沒有出現在其中,需要利用較特殊的技巧才能間接將甘特圖繪製出來;而雖然也有不使用圖表的方法,但也需要比較熟悉函數或試算表的功能,才有辦法直接在工作表裡製作甘特圖。

由於現在不少人有在使用Google試算表,但或許因為生活忙碌,能深入了解並應用這套軟體的人並不算多,更別說要熟練使用它的功能及函數。不過我們只要使用 ProjectSheet 外掛,就能暫時擺脫不熟悉軟體的痛點,讓我們能在試算表裡輕鬆繪製出甘特圖。

接下來就開始ProjectSheet的安裝及功能教學!


安裝註冊ProjectSheet外掛

這裡要安裝的Google試算表外掛是「ProjectSheet」,所以我們要先點擊功能選單的 外掛程式取得外掛程式

取得外掛程式


然後在畫面中的搜尋框裡面搜尋「Projectsheet」這個關鍵詞,下面就會出現 ProjectSheet planning 這個外掛,接著直接點擊它。

搜尋ProjectSheet


進去 ProjectSheet planning 的介紹頁面之後,再點 安裝

安裝ProjectSheet planning


安裝完之後,ProjectSheet 會要求你註冊它的帳號才能使用,這裡直接用Google的帳號來註冊就好。

註冊ProjectSheet帳戶


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啟動ProjectSheet

建立新的試算表

接下來為了要啟動PorjectSheet外掛的功能跟介面,我們需要一份完全空白的試算表,所以點擊功能選單的 檔案新文件試算表,來另外建立一份新的試算表。

開啟新的試算表


啟用ProjectSheet

接著在新的試算表裡面,點擊功能選單的 外掛程式ProjectSheet planningAdd ProjectSheet,就可以讓 ProjectSheet 幫你的這份試算表建立甘特圖的模型。

Add ProjectSheet


打開翻譯

點擊啟用 ProjectSheet 之後,你就可以看到工作表的內容被修改成工作排程跟甘特圖的樣子了,同時工作表的右側還會出現 ProjectSheet 的控制介面。

由於工作表插入的內容跟控制介面都是英文的關係,如果你需要中文化的介面,可以先點擊右邊控制介面的 translate 開關,ProjectSheet 就會自動幫你把這個控制介面跟工作表的內容直接翻譯為中文。

勾選translate
中文化的ProjectSheet側邊欄跟工作表


如何用ProjectSheet製作甘特圖?

插入日期選擇器

在開始之前,我覺得可以在它的日期欄位(也就是C欄、D欄)那邊加入 日期選擇器,可以用 資料驗證 的方式來插入。這樣就可以用滑鼠輕鬆點擊輸入日期了。

延伸閱讀:Google試算表如何顯示【日期選擇器】?這3招都教給你啦!

插入日期選擇器


步驟一:填入專案工作任務

接著可以直接先在 B欄 的任務描述內,填入你的專案工作任務,通常都是先輸入主要的任務,再規劃看看要不要將它們進一步拆分。而下圖的 B欄 所填入的任務只是稍微舉個例,但可能還看不出主要任務跟拆分過後的任務是那些。

這個時候也可以注意到,當我填入任務的時候,左邊的A欄的 工作分解結構 也會同時出現一系列的數字,下一步的操作會跟A欄有關係。

填寫任務專案


步驟二:工作分解結構(WBS)

再來就是這個外掛的重點功能之一,就是如果你的任務也像圖中一樣有進行任務拆解的需求,那這時候就可以透過 工作分解結構> 的按鈕來讓它們產生縮排,將拆分後的任務分配到主要任務的底下,形成相依的子任務。

只要利用WBS的功能來形成下面這種子任務關係之後,旁邊A欄的 工作分解結構 就會產生變化,從單純的數字序列,變成有小數點的任務序列,形成一種上下層級的關係。

這樣就可以很清楚知道誰是「主任務」,而哪些又是「子任務」了。

工作分解結構WBS 第二層


最後面兩個「子任務」其實我原本就規劃在「剪輯影片」這個任務底下,一般可能會把「剪輯影片」這種底下還有任務的另外獨立成主要任務,但為了充分展示這個外掛的功能,我就直接將後面兩個任務再進行一次縮排。

於是就可以看到第1個主要任務裡面會有3個「子任務」,而第3個子任務裡面還有2個「孫任務」。

工作分解結構WBS 第三層


步驟三:填入開始日期

將工作任務都拆解完之後,就可以輸入 開始日期 了。

從下面這張圖可以看到,只要我輸入第 1.11.2 個子任務的「開始日期」,上面第 1 個主要任務的「日期欄位」試算表也會自動幫我填寫,而且右邊的甘特圖也會同時繪製出來。

填入開始日期


步驟四:輸入完成日期

再來只要填寫「完成日期」,右邊一部分的甘特圖就算完成了。

填入完成日期


完成甘特圖

繼續往下把其他任務的日期欄位資訊填完,整個甘特圖就算大功告成。

從下面這張甘特圖來看,可以清楚了解到每個任務之間的進度關係。

完成甘特圖


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ProjectSheet的甘特圖顏色

ProjectSheet其實還可以進一步設定甘特圖的顏色,可以把控制街面切換到 設置 那邊,底下會有兩個可以顯示顏色的勾選框。

帶顏色指示的列

如果把 帶顏色指示的列 勾選起來的話,旁邊的進度(Progress)欄位裡就會填滿背景顏色。

添加進度顏色


帶有進度顏色的甘特條

如果把 帶有進度顏色的甘特條 勾選起來的話,甘特圖中的甘特條也會跟著填滿背景顏色。

添加甘特條顏色


顏色區別

這裡所產生的顏色會因為進度(Progress)的不同而有所差別,而且跟任務的時間段也有關係:

  • 紅色代表任務(項目)已經逾期。
  • 黃色是沒逾期,但任務進度有點落後。
  • 綠色是沒逾期,且任務進度還算OK。
ProjectSheet甘特圖的顏色區別,紅色與黃色


甘特圖中的符號

可以看一下下面這張圖右邊的甘特圖,儲存格裡面會有等號 = 跟直條符號 |,直條符號是代表今天的日期,等號則是跟進度(Progress)的百分比有關。

只要進度完成的百分比越多,等號就會越往甘特條的右邊增加,如果等號能夠超過今天日期的符號,就代表這個任務進度是超前的,就有機會呈現綠色的長條,反之就是黃色,也就是有點風險。

但如果任務進度沒在完成日期時間內達到100%,它就會一直呈現紅色的狀態。

ProjectSheet甘特圖的顏色區別,紅色、黃色、綠色


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ProjectSheet的隱藏與顯示任務

最後來介紹一下它的隱藏跟顯示任務的功能,如果你有使用 工作分解結構WBS 來拆解任務的話,任務裡面就會有一些相依的子任務,這些子任務可以透過ProjectSheet來顯示或隱藏它,主要有五種選項可以選。

折疊所選任務

你可以選取其中一個主任務或子任務,只要底下還有另一層任務的話,就可以用 折疊所選任務 來隱藏這一部份底下的任務,讓甘特圖的進度條看上去稍微簡單一些。

折疊所選任務


折疊所有摘要任務

如果想要一次折疊所有子任務(摘要任務),那就可以點擊 折疊所有摘要任務,也就是讓畫面只保留主任務的功能。

折疊所有摘要任務


隱藏100%完成的任務

另外還有一個比較特別的隱藏功能,就是點擊 隱藏100%完成的任務,可以讓畫面已經達標的任務(100%)隱藏起來,只顯示還在進行中的任務。

隱藏/顯示任務


展開選定的任務

點擊 展開選定的任務,讓一部分已經被折疊(隱藏)起來的子任務都顯示出來。

展開選定的任務


顯示所有任務

點擊 顯示所有任務,則會把所有隱藏的任務都展開來。

顯示所有任務


如何再次打開ProjectSheet?

有時候我們會關掉旁邊ProjectSheet的控制介面,有需要時才打開它。但也有人會不小心關掉它,而不知道去哪裡打開控制介面。

這時候可以點擊上面功能選單的 外掛程式ProjectSheet planningOpen sidebar,就可以把ProjectSheet的控制介面重新叫出來囉!

打開ProjectSheet側邊欄


相關影片


結語

ProjectSheet有分為免費版跟付費版,但只要使用免費版的功能,就可以達到本篇文章所示範的效果跟內容,輕鬆在試算表裡面繪製出甘特圖。

不過ProjectSheet的操作給我的感覺並不是很靈敏,有些地方可能還會卡住,需要重新整理頁面才能讓功能運作正常,而且進度顏色也沒辦法自己挑。

所以如果自己能在試算表建立甘特圖的話,其實可以不用這個外掛。如果想要自己動手繪製甘特圖,可以參考下面這幾篇甘特圖系列的文章,都是能在試算表建立甘特圖的方式:


Reference:文件編輯器說明

https://www.forscale.nl/en/products/projectsheet/projectsheet.html


延伸閱讀

【Google試算表】全部文章總整理

Google試算表如何繪製【長條圖】?重要功能一定要會用!

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