簡易【甘特圖】製作只需要5分鐘!外掛、函數、圖表都不用!

Last Updated on 2021 年 9 月 18 日 by 小幫手

How to create a Simple Gantt chart in Google Sheets 封面圖片

ExcelGoogle試算表裡面的圖表類型有很多,但是想要繪製「甘特圖」的話,似乎找不到這個圖表選項,那為什麼別人做得出來?其實繪製甘特圖的方法也不少,重點是要用哪種方法,所以接下來會告訴你,如何用最簡單的方法快速繪製出甘特圖!

甘特圖是什麼?

首先來了解一下什麼是「甘特圖」。

「甘特圖」是在1910年代的美國管理學家亨利·甘特(Henry Laurence Gantt)所發想出來的,長的有點像長條圖(條狀圖),但利用甘特圖可以清楚知道每個專案的開始與結束時間點,同時了解不同任務之間的進度,是現代專案管理中很重要的圖表工具。

甘特圖可以算是長條圖的另一種延伸,只是甘特圖的功能更注重於任務或專案之間的關聯性,以及進度與時間的關係。


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如何繪製甘特圖?

那要怎麼在Google試算表裡面繪製甘特圖?其實方法有很多,重點是做出來的效果符不符合預期。

接下來要介紹的方法是最簡單的,你可以不用插入任何圖表函數或是安裝外掛,就可以在電子表格裡繪製出簡易版的甘特圖!


範例案件表格

為了方便說明,就用下面這張專案任務表格當作範例吧!左邊是專案任務的「開始時間」「結束時間」,右邊的空白處則是準備拿來繪製甘特圖用的。

製作甘特圖所要用的範例表格


步驟一:填入甘特圖日期

根據左邊專案任務的時間來判斷,右邊的甘特圖最好從9月1號開始,因此我在右邊的空白處上面填入「甘特圖的起始日期」,然後可以利用「自動填入」的功能來填入一系列的連續日期。

填入甘特圖的日期


步驟二:把日期全部往下複製

接下來,把剛剛完成的甘特圖日期複製起來之後,往下面的空白處貼上填滿它!

往下複製日期


步驟三:改變文字顏色

把日期往下填滿之後,先別動!

這裡直接用滑鼠點擊上面工具列「文字顏色」的選項,把剛剛貼上的範圍的顏色通通都改成「白色」(或是跟儲存格背景一樣的顏色)。

把下面的日期顏色都改成白色 (除了第一列)


步驟四:條件式格式設定-套用範圍

接下來點擊功能選單的格式條件式格式設定,來打開右邊的「條件式格式規則」介面。

然後在第一個「套用範圍」的部分,可以直接框選儲存格右側「甘特圖」的整個區域。

條件式格式設定的套用範圍


步驟五:條件式格式設定-格式規則

第二個「格式規則」是最關鍵的地方!

先把條件切換到「介於」這個項目,然後在下面介於的範圍分別填入:=$B1=$C1

$B$C分別代表要固定在B欄C欄的位置。輸入完這兩個範圍之後,你就可以看到右邊表格裡面的顏色範圍已經縮小,而且顏色範圍跟專案的「開始/結束日期」是對得上的。

條件式格式設定的格式規則
條件設為介於「=$B1」跟「=$C1」之間


步驟六:條件式格式設定-顏色

確認日期跟顏色都對得上之後,最後就是改變顏色啦!

在「格式設定樣式」這邊,把符合格式條件會套用的顏色,改成你想要的顏色。只要把 文字顏色填滿顏色 兩種都改成一樣的,這樣單格儲存格的顏色就會統一,變成單純的長條圖形。

條件式格式設定的顏色調整


完成甘特圖

用以上的方法所製作出來的甘特圖,整體的效果就會像下面這張圖一樣。

完成甘特圖製作


測試甘特圖功能

完成甘特圖的製作之後,肯定要先測試一下它的功能。

從下面這張圖可以看到,我只要任意改變專案的 開始日結束日 ,右邊的甘特圖長度都會即時動態調整!

如果你的圖也有這樣的效果,代表你也已經成功學會製作簡易版的「甘特圖」了!

測試甘特圖的功能
更改專案日期時,甘特圖的長條會不會發生變化


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進階設定

接下來,你也可以為這個簡易版的「甘特圖」進行一些調整,讓它呈現不一樣的風貌。

顯示長條進度日期

隨著專案的數量變多,下面新增的「甘特圖長條」會離上面的日期很遠,如果不想要一個一個往上對日期日期的話,那你可以在「顏色」上做一些調整,直接讓日期顯示在甘特圖的長條裡面。

這個顏色就是「步驟六」那邊的顏色設定,把「文字顏色」改淺一點,就可以有下面這張圖的效果了。

調整甘特圖的長條顏色,讓日期顯示在長條裡面


凍結窗格

另外,「凍結窗格」的功能跟甘特圖也非常地絕配!把凍結窗格拉到C欄右邊之後,就算把甘特圖往右邊滾動,前三個欄位也不會消失,更方便對照任務跟時間!

上面「日期」的那一列也可以一起凍結起來。

凍結窗格


用核取方塊變更任務外觀

另外也可以利用「核取方塊」打勾的方式,來讓任務變成已完成的狀態。

像是下面這張圖,除了在A欄插入核取方塊之外,我還可以設定「核取方塊打勾變色」的效果,讓專案在完成並打勾之後,可以變成另外一種顏色。

Google試算表打勾變色的功能設定,可以參考這篇文章:「Google試算表|如何用【打勾】讓整個資料列變色?好實用!

打勾讓整列變色的效果


結語

用這種方式製作的「甘特圖」,雖然沒辦法像專業圖表的那樣精美,但至少基本的功能還是有的。不過如果想要更多的功能的話,就不得不依賴其他工具或函數了,

用函數製作甘特圖的方法,可以參考這篇文章:如何用函數製作【甘特圖】?顏色形狀隨意改,功能更多樣!

用圖表工具製作甘特圖的方法,可以參考這篇文章:如何用長條圖製作【甘特圖】?一步一步帶你做!

Reference:文件編輯器說明


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