【Google 試算表】如何插入公式?公式 12 個小技巧都學起來!

2022 年 6 月 30 日 更新

Google sheets formulas tips and skills 封面圖片

Google 試算表當中,函數公式是經常需要用到的工具,因此也有很多相關的功能存在,而且還有一些使用小技巧跟快捷鍵,只要好好善用這些公式小技巧跟功能,它就能幫我們節省時間,提高效率。

如何插入公式?

在 Google 試算表裡面,主要有三個地方插入函式

1. 第一種是直接在工作表內輸入函式

直接在儲存格輸入公式


2. 第二種是透過工具列來輸入函式,工具列中有一個 的符號,它就是用來插入函式用的。

點擊工具列的∑符號來插入公式


3. 第三種則是可以點擊功能選單的 插入函式 來插入函數。

點擊功能選單的「函式」來插入公式


從上面的圖就可以知道 Google 試算表的函式種類非常多,我們可能很難全部用到,所以也可能會忘記某些公式的用途。

不過沒關係,因為試算表當中有一些跟公式相關的功能,可以幫助你在表格中更好地使用公式,甚至還有些特別小技巧跟快捷鍵,也可以一併學起來。

公式的技巧都在後面,繼續看下去吧!


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Tip 1:【F1】打開公式說明

在 Google 試算表裡面,公式的種類數量非常多,除了幾個我們常用到的公式之外,可能有很多公式記不住用法跟用途。

不過沒關係,只要在儲存格裡面輸入公式的時候,格子旁邊會出現一個藍色的問號「?」,把它點開之後(或是按 F1 鍵),就可以打開這個函數的公式說明欄 (Function Helper Pane),它裡面會簡單介紹這個公式的用法。

用F1打開公式說明


如果真的看不太懂簡介在講什麼的話,也可以點擊功能選單的 插入函式瞭解詳情

點擊功能選單的「插入」>「函式」>「瞭解詳情」


你就會前往「Google 試算表函式清單」的頁面,這裡會有各種公式比較詳細的說明,而且很多都有提供公式運用的範例。

Google試算表函式清單


Tip 2:【F2】的兩種用法

在編輯公式的時候,【F2】的用法有兩種:

  1. 重新編輯儲存格範圍。
  2. 可以跳轉到那個儲存格的範圍。

(公式中按 F2 跟按 Cmd/CtrlE 的效果是一樣的)

F2 的用法一: 重新編輯範圍

很多公式裡都會有儲存格範圍的參照,如果你點其中一個參照範圍,然後按下 F2鍵 的時候,那參照範圍的底下就會出現一條「底線」,代表你已經進入了「重新編輯儲存格範圍」的模式,這時候你就可以用「滑鼠拖曳」的方式,來重新調整公式參照的範圍了。

用F2來重新編輯公式的範圍參照


F2 的用法二: 跳轉儲存格

我們公式常常要用到數量不一的儲存格參照,有時候這些參照可能會離公式很遠,甚至在別的工作表裡面,如果要重新編輯公式的儲存格範圍參照的話,用滑鼠點就要一直點來點去,可能還找不到原本那個範圍。

所以這時候可以善用「F2」的功能,對著公式裡的參照按下 F2,它就會幫你「自動跳轉」到那個儲存格範圍的位置上囉,也就不用找的那麼辛苦了,還可以順勢調整參照範圍。

就像下面這張圖一樣,原本公式在表格的第 18 列,對著公式裡的參照按 F2,畫面就會自動跳轉到參照所在的第 3 列了。

用F2來跳轉到公式參照的儲存格位置


Tip 3:【F4】轉換絕對參照 & 相對參照

公式中常常需要用到儲存格範圍的參照,但這些「參照」在公式裡一般都是用「相對參照」的方式存在,當有特別的需求時,再切換為「絕對參照」。

兩種參照在公式裡所表現的形式不一樣,「絕對參照」需要加上額外的符號 $,如果一個一個輸入的話會很慢,所以一般都是用 F4鍵 來快速轉換參照類型。

絕對參照與相對參照用F4來切換


Tip 4:【F9】公式預覽

我們在輸入公式的途中,不太能確定回傳出來的結果是什麼樣子,通常都是按下「Enter」鍵完成公式之後才知道。

但在輸入公式的時候,旁邊會出現一個藍色的問號「?」,它上面會顯示「公式預覽」,點擊它或按下快捷鍵 F9,就可以看到目前這個公式回傳給你的結果預覽,這個預覽其實很方便,因為就不需要等到完成公式之後才能看結果。

用F9打開公式預覽


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Tip 5:【F10】公式建議

而我們要輸入公式之前,肯定都要先輸入一個等號「=」,這時候旁邊的藍色問號會顯示「公式建議」,點擊它或是按 F10 都可以打開,Google 就會建議幾條可能會用到的公式給你,按 Tab鍵 然後再按上下方向鍵,就可以選擇套用試算表建議的公式了。

用F10打開公式建議


除了一些比較簡單的公式之外,如果附近的儲存格內已經有製作好的公式,Google 試算表可能也會建議附近的公式給你,所以你只要再按 Enter鍵 就可以完成公式的輸入了。

其他類型的公式建議


Tip 6:探索公式

Google 試算表本身具備了「機器學習」的能力,對於工作表中的資料,試算表會試圖給出一些「建議」,這些建議可以在「探索」功能找到。

雖然可能都是比較簡單的運算函式,但從探索這邊拖曳「公式」到工作表中,也是一種選擇。

從「探索」拖曳公式到工作表當中


Tip 7:顯示公式的快捷鍵

我們經常要在表格中輸入公式,但公式輸入完之後要觀看公式可能不太方便,因為工作表裡顯示的,都是公式回傳的內容結果。

如果想要直接在工作表中觀看公式的話,可以使用快捷鍵 Ctrl~ 來顯示工作表中的所有公式。

顯示公式的快捷鍵「CTRL+~」


Tip 8:快速複製公式

當我們完成公式時,可能會需要複製到其他儲存格裡面,這時候很多人會用 Ctrl+C / Ctrl+V 來複製貼上,或是用右下角的藍色小方塊來「自動填入」公式。

但其實你也可以使用快捷鍵 CtrlD 來達到複製公式的效果,點選公式的儲存格,接著拖曳並框選住其他儲存格,按下 Ctrl+D 後,也可以快速將公式複製到其他儲存格裡面。

「Ctrl+D」可以複製公式


Tip 9:搜尋公式

Google 試算表的函式非常多,有些函數長相可能會很相似,不常用的話,可能會忘記函數的名稱代碼是什麼。

但如果你有記得前面一些字母片段的話,也可以在儲存格裡輸入 =前幾個字母 來搜尋函式,輸入的同時會出現一個選單讓你選擇。

就像下面這張圖一樣,輸入 =SUM 的時候,就會出現 SUM 開頭的函數選單。

在儲存格內直接搜尋公式


Tip 10:拉寬公式列

有時候我們要處理的資料非常多,所以公式可能會很長一大串。

這時候你可以試著把上面的「公式列」用滑鼠拉寬一點,或是用鍵盤的 Ctrl↑↓鍵 來調整公式列的寬度。

然後透過 CtrlEnter 對公式列中的公式進行換行,把公式整理一下分成幾小段,這樣公式看上去或許就會比較整齊。

拉寬公式列


Tip 11:上下鍵跳轉公式左右側

另外,如果你的公式真的很長,也可以在進入「公式編輯狀態」的時候,利用上下方向鍵 ↑↓ 在公式的頭部跟尾部快速地跳轉,也就公式的最左邊跟最右邊兩邊跳轉,

上下方向鍵跳轉公式的頭部與尾部


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Tip 12:直接看答案

如果輸入的公式是比較簡單常用的,像是「SUMCOUNTAVERAGEMAXMIN」之類的,而你只是想看看它們的運算結果的話,其實也不用輸入公式,可以在試算表的右下角直接看到答案

只要你框選表格中一部份的數值資料,右下角就會出現一格簡易的運算結果,它會有一個下拉選單,點開可以看到「加總、平均值、最大值、最小值、數量、計數」這幾種公式的運算結果。

有時候這個功能還滿方便的。

試算表右下方可以看到簡易函式的運算結果(加總、平均值、最大值、最小值、數量、計數)


結語

看完了這麼多公式的技巧跟快捷鍵,回去多練習幾次,應該很快就熟悉了,相信之後在使用 Google 試算表的時候,會更加得心應手。


延伸閱讀

References:Benlcollins文件編輯器說明


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