如何用長條圖製作【甘特圖】?一步一步帶你做!

Last Updated on 2021 年 9 月 20 日 by 小幫手

How to create Gantt chart with stacked Bar chart in Google sheets 封面圖片

制定專案企劃或工作排程的時候,通常都會用「甘特圖」來將這些項目進度給目視化,它雖然是重要的圖表之一,但Google試算表中並沒有直接提供甘特圖的圖表選項,這時候就需要運用一些技巧,才有辦法在圖表框裡面繪製出甘特圖的樣子。

如何製作甘特圖?

範例表格

為了方便說明,就用下面這張圖中的表格,當作甘特圖的參考資料吧!

範例表格


步驟一:插入圖表

首先把要建立甘特圖的 資料範圍 框選起來,然後點擊 插入圖表

插入圖表


步驟二:選擇堆疊長條圖

在工作表中插入圖表之後,它一開始可能會是「柱狀圖」的型態,這時候可以到右側 圖表編輯器 的介面打開 圖表類型 的下拉選單,將原本的柱狀圖改為 堆疊長條圖 的選項。

一開始插入的圖表可能為柱狀圖


一旦改為 堆疊長條圖 之後,工作表中的圖表會立即改為長條(橫條)的形狀。

把圖表類型改為長條圖

延伸閱讀:Google試算表如何繪製【長條圖】?重要功能一定要會用!


步驟三:移除系列

改為堆疊長條圖之後,可以繼續往下找到「系列」的設定區,它一開始會有 開始日結束日天數 這三種系列,這邊點擊 結束日 旁邊的 設定移除 來刪掉結束日這個系列。

也就是圖表中只需要保留 開始日天數 這兩種系列就好。

移除結束日的系列


步驟四:尋找最小值

接下來要先做的就是輸入「最小值」,但是是什麼的最小值?當然就是日期的最小值囉!雖然很想直接輸入表格中的日期,但「圖表編輯器」裡面卻沒辦法這樣做,所以要先了解這個表格裡的日期最小值是多少。

每個日期在Google試算表裡面其實都有各自代表的數字,只要把日期框選起來,點擊功能選單的 格式數值數字,就可以把日期格式轉換為數字格式了。

從下面這張圖可以看到日期 2021/9/1 轉成數字格式就是 44440 這個數字,所以如果想要填最小值的話,44440 這個數字是比較恰當的。

把開始日和結束日的格式改為數字格式,可以看到數字最小值


步驟五:輸入最小值

知道「最小值」該填入多少之後,就可以打開 圖表編輯器自訂橫軸 的功能設定。

打開圖表編輯器的自訂區,選擇橫軸


在橫軸設定這邊可以找到一個 最小值 的輸入框,這時候直接把剛剛找到的最小值 44440 給填進去,並且勾選下面的 允許邊界隱藏資料,這樣圖表中的長條就會立即縮短,開始有了甘特圖的雛形。

把數字最小值填入橫軸裡的最小值欄位,並勾選允許邊界隱藏資料


步驟六:調整為日期格式

輸入完最小值之後,可以繼續往下找到 數字格式 的功能設定,原本底下的橫軸顯示的是一般數字,但因為甘特圖需要的是進度跟時間的關係圖,所以要把底下的橫軸改成一般日期。

打開它的下拉選單,並調整到 自訂格式日期與時間,然後刪除多餘的時間格式例如「年份」,這樣圖表底下的橫軸就會變成一般日期的樣子了。

把甘特圖的數字格式調整為日期格式


步驟七:長條透明化

接下來為了只保留圖表中「天數」的長條,我們要將「開始日」的長條給隱藏起來。參考下面這張圖:

  1. 點擊 圖表編輯器自訂系列
  2. 把上面系列的選項改到 開始日 的藍色長條
  3. 然後把 填色透明度 調整到 0%

這樣圖表中的藍色長條就會被隱藏起來囉!

把開始日系列的長條改為透明無色


步驟八:調整格線

最後就是要調整圖表內的格線數量,由於原本預設的關係,圖表裡面的格線會比較少,所橫軸的日期會跳來跳去的。這時候要:

  1. 點擊 圖表編輯器自訂格線與刻度
  2. 將上面的選項改為 橫軸
  3. 主要格線間距類型選擇 間距
  4. 主要格線間距輸入

這樣橫軸跟圖表中的格線就會變成一天一天的樣子,一張簡單的甘特圖圖表就算完成囉!

改變主要格線間距


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甘特圖的進階設定

完成簡單的甘特圖圖表之後,可能有些人會想要做進一步的調整,把圖表內容做得更豐富一些,這裡就提供幾個不錯的圖表設定,給大家做參考。

圖表3D化

在Google試算表裡面有些圖表可以變成「3D」的立體樣子,剛好長條圖就具備這樣的功能。所以可以點擊 圖表編輯器自訂圖表樣式3D,讓這張甘特圖變成「3D」的樣子。

圖表3D化


調整甘特圖長條顏色

甘特圖中的長條顏色也可以挑整為自己喜歡的顏色,可以到 圖表編輯器自訂系列 裡面,把上面的系列類型改為 天數,就可以透過下面的顏色設定 填滿顏色 & 線條顏色 來改變甘特圖的顏色。

改變甘特圖圖案顏色


加入資料標籤

「資料標籤」這個功能就是可以在各個長條上貼上一個標籤,設定的路徑為 圖表編輯器自訂系列資料標籤

從下面這張圖可以看到,甘特圖的每個天數長條上都會貼上一個「資料標籤」,這樣會比較清楚每個長條的天數(長度)是多少。

勾選資料標籤


設定資料點格式

設定資料點格式 是用來設定甘特圖裡面 單一長條 的格式,像是顏色或線條都可以做改變。

這邊可以直接 連點 圖表中你想要改變顏色的長條,圖表編輯器的介面就會自動跳到這個資料點格式的設定畫面。

調整單一長條的顏色


圖例設定

在圖表裡面通常都會顯示「圖例」,這個部分就看個人喜好,如果不需要這個「圖例」功能的話,可以透過 圖表編輯器自訂圖例 的設定來移除掉它。

移除圖例


加入圖表標題

「圖表標題」也是圖表裡面很重要的元素之一,可以到 圖表編輯器自訂圖表標題和軸標題 來設定它。

輸入圖表標題


完成後的甘特圖

透過一系列細微的調整,這張甘特圖能傳達的資訊就會比較豐富一些。

完成甘特圖


測試甘特圖

完成甘特圖之後,當然還要稍微測試一下。

以下面這張圖來說,我透過表格中的日期選擇器,任意調整專案項目的 開始日結束日 的日期,旁邊的甘特圖圖表也都能及時更動,如果有達到這樣的狀態,甘特圖的製作就算是成功囉!

用日期選擇器測試甘特圖


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甘特圖的其他做法

如果不想用圖表的功能來建立甘特圖的話,也直接在電子表格裡面建立甘特圖,具體做法都在下列的文章裡:

  1. 簡易【甘特圖】製作只需要5分鐘!外掛、函數、圖表都不用!
  2. 如何用函數製作【甘特圖】?顏色形狀隨意改,功能更多樣!
  3. Google試算表|可繪製甘特圖的外掛【ProjectSheet】該怎麼用?


結語

「甘特圖」的製作方式真的滿多的,除了用圖表的方式插入之外,還有外掛是專門製作甘特圖的,當然也有人喜歡自行設計函數來繪製甘特圖。

而我覺得各種方法都可以嘗試看看,才能找出比較適合自己的繪製方式。

Reference:TheWindowsClub文件編輯器說明


延伸閱讀

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