Google試算表超好用的【自動填入】,別再慢慢填資料囉!

Last Updated on 2021 年 9 月 11 日 by 小幫手

How to Auto Fill Down in Google sheets 封面圖片

Google試算表處理資料的時候,有些事並不是用複製貼上就可以解決的,但工作表有一個非常實用的小功能,只用一小部分的資料,就能填出大量有規律的資料,還兼具複製的功能,一定要好好認識這個「藍色小方塊」!

什麼是自動填入?

自動填入】是Google試算表裡面很常用到的功能之一,善用自動填入的功能,可以快速在工作表裡面建立一系列的「數字」、「日期」或「字母」。

使用自動填入的方法很簡單,只要點擊任何儲存格範圍,在範圍裡最右下角的邊框,會有一個「正方形的藍色方塊」,這個藍色方塊你也可以叫做「填充方塊」「填充手柄 (Fill Handle)」,透過這個填充手柄,就可以產生自動填入的效果。

自動填入操作步驟如下:

步驟一:框選資料範圍

框選想要自動填入的儲存格範圍,框選之後,都可以在框選的邊框右下角看到一個藍色小方塊,也就是填充手柄(Fill Handle)。

填充方塊/手柄,在儲存格右下角


步驟二:拖曳並完成自動填入

只要將滑鼠移動到這個藍色方塊上,你的滑鼠就會瞬間變成十字型「+」的樣子。

按住滑鼠左鍵往下拖曳,就可以完成其它儲存格的自動填入囉!

拖曳填充方塊來完成自動填入


單一儲存格

不管是哪種類型的資料,如果只框選「單一個儲存格」,用填充方塊拖曳時,就只會產生「複製」的自動填入效果。有時候用這種方式來複製也是可以的。

自動填入數字,自動複製


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數字跟日期類型的資料

自動填入數字

如果在儲存格填入連續幾個有規律的「數字」資料,使用填充方塊拖曳的時候,工作表就會按照數字的規律填充到新的儲存格裡面。

編號的時候,經常會用到自動填入的功能。

自動填入數字,有規律的數字瑱入


自動填入日期

這種方法同樣也適用於「日期」類型的資料,如果日期有規律性,拖曳填充方塊的時候,一樣會按照規律填充到新的儲存格裡面。

自動填入日期


自動填入公式

而「公式」類型的資料則會比較複雜一些,因為公式裡面經常會出現「絕對參照」跟「相對參照」這類型的資料。

如果是【絕對參照】,那在自動填入的時候,所參照的儲存格範圍就不會移動;

如果是【相對參照】,後面自動填入的時候,公式所參照的儲存格位置就會跟著改變。

所以在使用自動填入時,需要注意參照的格式正不正確,如果是要「絕對參照」的話,可以透過快捷鍵【F4】來轉換參照的格式,這樣自動填入時範圍才不會跑掉。

自動填入公式


點兩下自動填入

另外,如果像這類型有規律性的數值資料,而且是用於表格的話,除了可以用「拖曳」的方式來自動填入之外,也可以對著那個藍色小方塊「連續點兩下」,它會自動幫你複製資料到表格的底部,這招有時候真的很方便!可以多試試。

滑鼠連續點兩下填充手柄(Fill Handle),也可以自動填入資料


非數字跟日期類型的資料

自動填入文字

文字資料雖然也可以自動填入,但後面自動填入的資料不會有規律性地延伸,而是按照資料的順序接著複製下去。

自動填入文字


其它類資料的自動填入

而像是儲存格的「格式」、「顏色」或「條件式格式設定」,以及「資料驗證」製作出來的「下拉選單」、「日期選擇器」、核取方塊」等等的功能,也都可以使用自動填入的方式來複製。

自動填入顏色


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自動填入的建議

除了用「填充方塊/手柄」的方式來自動填入之外,有時候試算表也會給你自動填入的建議。

就像下面這張圖這樣,這是當你完成某個公式的時候,試算表判斷你可能會想要往下自動填入公式,這時候如果按下 Ctrl+Enter,就可以完成自動填入,不需要的話可以不用理他,按叉叉就好。

自動填入的建議


如果不想要出現像上面那樣的「自動填入建議」,可以關掉功能選單的「工具」>「啟動自動完成功能」的選項,這樣應該就不會再出現自動填入的建議了。

啟用/關閉自動完成功能


結語

Google試算表的自動填入功能,其實在很多電子表格軟體都有,像是Excel也都有,其中最需要注意的就是「公式」的自動填入了,有時候可能會忘記轉換絕對跟相對參照,導致自動填入出來的效果不如預期,所以好用歸好用,還是需要注意一下細節。

Reference:Spreadsheetpoint文件編輯器說明


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