Google Excel 如何【自動編號】?隔行自動編號?3種編號的方法

Last Updated on 2021 年 9 月 11 日 by 小幫手

How to Automatically Increment Numbers in spreadsheets 封面圖片

我們在使用ExcelGoogle試算表的時候,經常會需要編號,雖然電子表格都有簡單的自動編號功能,但功能畢竟有限,有時候還是想要客製化一點,所以就會需要用函數來編號,只需簡單的搭配,就能創造出比較理想的編號形式!

自動編號的三種方法

說到表格的自動編號,主要有三種作法:

1. 使用自動填入的方塊

2. 使用ROW函數

3. 使用IF+COUNTA函數

三種方法各有用處,不管是在Excel或是Google試算表的電子表格都可以用,那我們就來看看他們要怎麼操作,而接下來的圖片,都是用Google試算表的操作來當作範例。


使用自動填入來編號

第一種編號方式是最常見的,只要我們點其中一個儲存格,它的右下角都會出現一個藍色小方塊,如果從英文(Fill Handle)翻譯的話,也可以叫它「填充手柄」。

只要先在表格中輸入兩個有規律的數字,按住填充方塊往下拉,就可以自動填入一系列的數字了。

使用藍色小方塊來自動編號


不過這樣的填充方式有一個缺點,就是它不會隨著表格的增減而改變。

也就是說,如果我們新增或刪掉其中一列,就會中斷連號,造成編號跟列數會對不上。

刪除列時可能會斷號


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使用ROW來自動編號

第二種方法就是使用【ROW】這個函數,它可以回傳儲存格的列數,如果是第三列的話,就是回傳「3」這個數值,所以就可以利用這一點來對表格進行編號。

Step1:輸入ROW( )

我們先在表格旁邊要製作編號的地方輸入「ROW()」。

輸入ROW函數


Step2:扣除多餘的列數

由於表格不一定是從第一列開始,所以如果是向下面這張圖一樣,表格的上面有多餘的兩列,那就要在ROW的公式當中扣除掉「2」。

扣除多餘的列數


完成

最後再將這個製作好的ROW公式,複製到其他要編號的儲存格內。

複製ROW公式到其他空白編號欄位裡


如此一來,就算你把表格其中一列刪除掉了,編號跟表格的列數還是能對的上。

刪除列依然保持編號順序
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使用IF+COUNTA來自動編號

最後還有一招,就是【IF函數】跟【COUNTA函數】的搭配。

有些人的表格中,可能會有幾列是空白的,如果想要跳過空白列來編號的話,上面兩種方法肯定是行不通的!這時候就可以考慮「IF+COUNTA」兩個函數的搭配了。


範例表格

首先,我們用下面這張表格當作範例,表格的中間有幾列是空白的,我們要跳過空白的列來進行編號。但為了更加清楚製作公式的邏輯,所以步驟會拆得比較細一些。

範例表格

Step1:輸入COUNTA函式及引數

我們要先從想編為第1號的儲存格開始,在儲存格中輸入COUNTA的函數,然後引數的部分,先輸入旁邊有文字的儲存格位置,公式為:

=COUNTA(B3
輸入COUNTA公式

Step2:轉換為絕對參照

因為要把這個儲存格當作範圍的頂部,所以要把這個範圍透過「F4」來轉換為絕對參照。公式就會變成:

=COUNTA($B$3
轉換為絕對參照

Step3:輸入完整範圍

因為是第一列,所以COUNTA計算的範圍就到第一列為止就好,最後COUNTA的公式就完成了:

=COUNTA($B$3:B3)
輸入完整儲存格範圍

Step4:檢查完成的編號是否正確

完成COUNTA的公式之後,記得看一下它計算的編號是不是你預期的編號。

看看COUNTA的編號是否正確

Step5:自動填入

如果第一個編號正確,就可以把這個公式複製到其他編號欄位裡面。

自動填入到其他空白編號欄位

Step6:把空列的編號隱藏起來

然後我們可以看到COUNTA就算是在空的列數,也會回傳計算結果,因此我們要想辦法讓COUNTA在空列的地方隱藏起來。

想辦法在空的列也隱藏起來

Step7:加上IF函數

我們其實可以透過IF函數來檢查儲存格是不是空的,只要填入一個判斷式就好。

以範例表格來說,我們可以看看B欄裡面那些儲存格等於「空值」,等於「空值」代表條件成立,到時候再讓公式回傳「空值」就好。總之公式就會變成:

=IF(B3="","",COUNTA($B$3:B3))
COUNTA函式套上IF函式

Step8:再自動填入

把這條「IF公式」自動填入到其他編號欄位裡,最後就可以看到跳過空格自動編號的效果了!

再次自動填入

隔行自動編號的效果

就算在表格裡面插入新的資料列,也不會影響到其他的編號順序,這樣是不是很讚呢!

完成隔行自動編號


結語

其實這三個方法都有好用的地方,第一種自動填入是最快的,ROW函數就要再稍微調整列數,第三種IF+COUNTA則是比較複雜一些,但其實也不算難,而且做出來的編號效果還是很好的,應該可以滿足很多的編號需求。

所以稍微學一點基本的函數,不管在Excel或是Google試算表中都很受用喔!畢竟兩邊的函數很大的部分都是通用的。

Reference:Infoinspired文件編輯器說明


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