Google 試算表【下拉式選單】怎麼做?資料驗證2招用起來!

Last Updated on 2021 年 12 月 5 日 by 小幫手

How to Create a Drop-Down List in Google Sheets - 封面圖片

製作表格的時候,總是會遇到資料數量太多,而且有些資料會不斷重複,導致我們要一直輸入一樣的內容,這時候除了複製貼上之外,其實可以使用「下拉式選單」的方式來輸入資料,只要點一點滑鼠,就可以輕鬆把資料填入儲存格裡面!

用項目清單製作下拉式選單

想要在 Google 試算表的儲存格裡面製作「下拉式選單」,資料驗證 是一個很好用的工具,它裡面的條件有兩種方法可以製作「下拉式選單」,這邊先以 項目清單 來做示範:

Step 1:框選儲存格

首先框選出要製作下拉式選單的儲存格。

選取儲存格


Step 2:資料驗證

點擊上面功能選單的 資料資料驗證

打開功能選單的資料→資料驗證


Step 3:打開條件選單

這時候會彈出驗證資料的操作介面,點開「條件」右邊的下拉選單。

驗證資料操作介面


Step 4:切換為項目清單

把條件更改為 清單項目

選擇項目清單


Step 5:輸入項目

這時候清單項目右邊,就可以輸入想要製作的儲存格下拉式清單,輸入的項目記得要用 半形的逗號 分隔開來。

輸入清單項目並以半形逗號分隔


Step 6:儲存

當所有的項目都輸入完成之後,就可以按 儲存

儲存


完成下拉式選單

這時候工作表中儲存格的右側就會出現一個倒三角形 的符號,這就是剛製作好的下拉式選單。

儲存格出現倒三角形符號


測試

可以點它測試看看輸入效果。

下拉式清單的選項


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用範圍內的清單製作下拉式選單

除了用項目清單來製作「下拉式選單」之外,其實也可以先在儲存格裡面打好清單的選項,再接著用資料驗證裡的 範圍內的清單來製作「下拉式選單」。詳細步驟如下:

Step 1:先輸入清單項目

先在其它儲存格裡面打好清單的選項。

輸入清單項目


Step 2:框選儲存格範圍

然後框選出想要製作「下拉式選單」的儲存格範圍,再點擊功能選單的 資料資料驗證

選取儲存格


Step 3:範圍內的清單

在驗證資料的操作介面中,使用使用預設的 範圍內的清單 這個條件就好。

範圍內的清單


Step 4:選取資料範圍

在「範圍內的清單」右邊有一個 選取資料範圍 的圖示,它可以直接在工作表框選資料範圍。

選取資料範圍的圖示


Step 5:選取資料範圍

這時候會跳回工作表畫面,直接選取一開始輸入好的 儲存格清單範圍,然後按 確定

選取資料範圍


Step 6:儲存

回到驗證資料的操作介面後再按 儲存

按儲存


完成下拉式選單

這樣也可以在儲存格製作出下拉選單的功能。

完成下拉式選單


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下拉式選單的警示作用

使用下拉式選單的一個好處,就是如果不小心輸入的是選單以外的資料,因為驗證資料錯誤的關係,儲存格就會出現警示的訊息,像是右上角的三角警示符號,或是彈出一個警示的視窗,可以很好的提醒使用者哪一格儲存格的資料有錯誤。

輸入清單以外的資料

如果輸入的是「下拉式清單」以外的資料,儲存格的右上角就會出現另一個 三角警示符號

儲存格的警示三角符號


無效的資料

把滑鼠移過去就可以看到儲存格所警示的內容。

無效資料警示內容


顯示警告

這是因為在驗證資料的操作介面上,針對無效的資料會採取 顯示警告 的方式。

針對無效資料顯示警告


拒絕輸入內容

如果把「顯示警告」改成 拒絕輸入內容

針對無效資料拒絕輸入內容


外觀設定

並且將外觀的選項打勾,在驗證說明文字欄位輸入想要警示的內容後,按儲存。

外觀設定


重新輸入其他資料

這時候回到儲存格重新輸入「下拉式選單」以外的資料。

輸入選單以外的資料


彈出警示訊息

主畫面就會彈出一個警示訊息,並且顯示剛剛所輸入的驗證說明文字,達到警示效果!

彈出警示訊息



結語

製作「下拉式選單」的好處是,不用再一個一個輸入重複性的資料,而且也不會因為輸入太多次而導致輸入錯誤的資料。

在使用 Google 試算表或是 Excel 這類的表格軟體時,製作「下拉式選單」是一項非常實用的技能喔!

Reference:文件編輯器說明Spreadsheetpoint


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