Google試算表【下拉式選單】怎麼做?資料驗證2招用起來!

Last Updated on 2021 年 9 月 6 日 by 小幫手

How to Create a Drop-Down List in Google Sheets - 封面圖片

製作表格的時候,總是會遇到資料數量太多,而且有些資料會不斷重複,導致我們要一直輸入一樣的內容,這時候除了複製貼上之外,其實可以使用「下拉式選單」的方式來輸入資料,只要點一點滑鼠,就可以輕鬆把資料填入儲存格裡面!

用「資料驗證-項目清單」製作下拉式選單

想要在Google試算表的儲存格裡面製作「下拉式選單」,「資料驗證」是一個很好用的工具,它裡面的條件有兩種方法可以製作「下拉式選單」,這邊先以「項目清單」來做示範:


步驟1:選取儲存格

首先,先選取好要製作下拉式選單的儲存格。

選取儲存格

步驟2:資料驗證

點擊「資料」>「資料驗證」

資料驗證

步驟3:驗證資料

這時候會彈出驗證資料的操作介面,點開「條件」的下拉選單。

驗證資料操作介面

步驟4:項目清單

在「條件」的選單裡面,選取「清單項目」

選擇項目清單

步驟5:輸入項目

這時候清單項目右邊,就可以輸入想要製作的儲存格下拉式清單,輸入的項目記得要用「半形的逗號」分隔開來。

輸入清單項目並以半形逗號分隔

步驟6:儲存

項目輸入完成之後,就可以按儲存。

儲存

步驟7:完成「下拉式選單」

這時候儲存格的右側就可以看到一個「倒三角形▼」的符號,也就是剛剛製作的下拉式選單。

儲存格出現倒三角形符號

步驟8:選取清單項目

點擊就可以輸入清單內容。

下拉式清單的選項

步驟9:完成

完成下拉式清單的輸入
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用「資料驗證-範圍內的清單」製作下拉式選單

除了用項目清單來製作「下拉式選單」之外,其實也可以先在儲存格裡面打好清單的選項,再接著用資料驗證裡的「範圍內的清單」,來完成「下拉式選單」。詳細步驟如下:


步驟1:先輸入清單項目

先在其它儲存格裡面,打好清單的選項。

輸入清單項目

步驟2:選取儲存格

然後選取想要製作「下拉式選單」的儲存格,再到「資料」的功能區裡面選取「資料驗證」。

選取儲存格

步驟3:範圍內的清單

在驗證資料的操作介面裡,使用「範圍內的清單」

範圍內的清單

步驟4:點選「選取資料範圍」的圖示

在「範圍內的清單」右邊,點選「選取資料範圍」

選取資料範圍的圖示

步驟5:選取資料範圍

這時候會跳回試算表的主畫面,接著選取清單的儲存格範圍,然後按「確定」

選取資料範圍

步驟6:儲存

回到驗證資料的操作介面後,按「儲存」

按儲存

步驟7:完成「下拉式選單」

完成下拉式選單
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下拉式選單的警示作用

使用下拉式選單的一個好處,就是如果不小心輸入的是選單以外的資料,因為驗證資料錯誤的關係,儲存格就會出現警示的訊息,像是右上角的三角警示符號,或是彈出一個警示的視窗,可以很好的提醒使用者哪一格儲存格的資料有錯誤。


輸入下拉式清單以外的資料

如果輸入的是「下拉式清單」以外的資料,儲存格的右上角就會出現另一個三角警示符號。

儲存格的警示三角符號

無效的資料

把滑鼠移過去就可以看到儲存格所警示的內容。

無效資料警示內容

顯示警告

這是因為在驗證資料的操作介面上,針對無效的資料會採取「顯示警告」的方式。

針對無效資料顯示警告

拒絕輸入內容

如果把「顯示警告」改成「拒絕輸入內容」

針對無效資料拒絕輸入內容

外觀設定

並且將外觀的選項打勾,在驗證說明文字欄位輸入想要警示的內容後,按儲存。

外觀設定

重新輸入其他資料

這時候回到儲存格,重新輸入「下拉式選單」以外的資料。

輸入選單以外的資料

彈出警示訊息

主畫面就會彈出一個警示訊息,並且顯示剛剛所輸入的驗證說明文字,達到警示效果!

彈出警示訊息


結語

製作「下拉式選單」的好處是,不用再一個一個輸入重複性的資料,而且也不會因為輸入太多次而導致輸入錯誤的資料。

在使用Google試算表或是Excel這類的表格軟體時,製作「下拉式選單」是一項非常實用的技能喔!

Reference:文件編輯器說明Spreadsheetpoint


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