Google試算表如何幫【儲存格命名】?小技巧卻有3大好處!?

Last Updated on 2021 年 9 月 11 日 by 小幫手

How to Create Named Ranges in Google Sheets封面圖片

Google試算表或是Excel的表格當中,儲存格的範圍,一定是各種公式函數都經常用到的東西,也是一個讓人又愛又恨的存在,但是如果學會幫儲存格的範圍取名字的話,你或許就不再那麼恨它了!

什麼是儲存格範圍命名

儲存格範圍命名,顧名思義,就是幫儲存格的範圍進行命名的動作。

也就是說,只要幫儲存格命名之後,想要描述儲存格的範圍除了原本的「A1:D5」這種描述方式之外,還可以使用中文、英文等文字來描述,函數公式內輸入的儲存格範圍也同樣適用。

而命名的方式主要有兩種:

  1. 從名稱方塊命名 (最簡單直接)
  2. 打開「已命名範圍」的介面來命名


命名方法一:直接在名稱方塊命名

步驟一:框選儲存格範圍

這個是最簡單直接的方法,首先,把要命名的儲存格給框選起來。

框選除儲存格範圍

步驟二:輸入名稱

然後看到上面的公式列,旁邊有一小格「名稱方塊」,直接在方塊裡面輸入名稱即可。

或是也可以透過名稱方塊的快捷鍵「Ctrl + J」,快速打開這個方塊來輸入名稱。

而這邊輸入完之後,基本上就完成儲存格範圍的命名了。

在名稱方塊命名

除了這個方式之外,也可以透過其它路徑來命名,那就是打開專屬的命名介面。


命名方法二:打開專屬命名介面

步驟一:打開已命名範圍的介面

打開「已命名範圍」介面的方式有三種:

第一種:資料選單 → 已命名範圍

資料選單 → 已命名範圍

第二種:名稱方塊的下拉選單 → 管理已命名範圍

滑鼠右鍵選單→定義已命名範圍

第三種:滑鼠右鍵選單 → 定義已命名範圍

名稱方塊下拉選單→管理已命名範圍


步驟二:新增範圍

執行上面的步驟一之後,主畫面的右側就會出現「已命名範圍」的介面。

點擊「+ 新增範圍」

新增範圍


步驟三:輸入名稱跟範圍

這邊只需要輸入兩個項目,名稱儲存格範圍,然後就可以按「完成」。

輸入名稱跟儲存格範圍


完成儲存格範圍命名

所有已經命名的儲存格範圍,都會顯示在這個「已命名範圍」的介面當中。

完成儲存格範圍命名


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如何刪除已命名的範圍?

在「已命名範圍」的操作介面當中,點選右邊的「編輯」圖示。


然後點擊名稱旁邊的「刪除範圍」垃圾桶圖示,就可以刪除這個命名範圍了。


幫儲存格範圍命名可以做什麼?

幫儲存格的範圍命名有以下三種好處:

好處一:方便記憶,省去描述範圍的麻煩

以下面的圖為例,原本要計算售價的總計欄位時,公式為「=SUM(B3:B7)」,其中「B3:B7」就是用來描述儲存格的範圍。

但是如果我們為「B3:B7」這個儲存格範圍命名的話,那公式就可以改為「=SUM(售價)」,也就是說,原本的儲存格範圍描述可以使用「售價」來代替。

所以可以感受到,除了儲存格的範圍更容易記住之外,在公式裡面也不需要再描述複雜的儲存格範圍了!

原本公式參照的儲存格範圍,可以用儲存格的名稱代替


好處二:更新命名範圍,可以不用修改公式

以往我們在使用公式的時候,更換公式裡的儲存格範圍時,總是要到公式列上,修改範圍的描述,像是B3改B7、C8改D4之類的。

但如果公式裡面使用的是「售價」這個已命名的儲存格範圍,我們就不用去動到公式列了,而是只要改變已命名儲存格的「範圍」就好,這樣可以節省不少時間。


好處三:快速尋找儲存格

如果不想要打開「已命名範圍」來尋找那些已命名的儲存格,可按快捷鍵「Ctrl + J」,然後在名稱方塊輸入「售價」,就能快速框選出這個「售價」的儲存格範圍。


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儲存格命名要注意什麼?

  1. 只能包含字母、中文、數字跟底線。例如「售價_1S」
  2. 開頭不能是數字。
  3. 英文不能只用「True」或「False」,不過後面加點數字、字母是可以的。
  4. 不能有任何「空格」或「標點符號」。
  5. 字元數量為「1~250」個,至少要有一個字元。
  6. 不能使用 A1 或 R1C1 語法。
  7. 如果刪除已命名的範圍之後,所有參照這個命名範圍的公式,都會同時失效。但保護的範圍,會將命名範圍取代為儲存格的值。


結語

看完以上簡單的解說,之後在使用Google試算表的時候,就可以多多利用這個命名小技巧了。

畢竟儲存格範圍的描述,在工作表裡面很多地方派得上用場。

Reference:文件編輯器說明Productivityspot


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