【Google 試算表】打勾就能自動填入資料,只需 1 個函數

2022 年 9 月 30 日 更新

Autofill data by filter function in Google sheets 封面圖片

當我們在使用 Google 試算表的表格時,偶爾會用核取方塊或是篩選器來增加表格的功能,但如果想從一張舊表格挑出指定資料放到新的表格,除了複製貼上之外,其實還可以用篩選函數搭配打勾,只要點點滑鼠就可以產生「自動填入」的效果喔!

想呈現的效果是什麼?

可能很多人都會幫表格製作核取方塊,然後用「打勾」的方式來確認表格清單的內容,類似下面這張圖:

想要呈現的效果


而如果只是想要看到「已打勾的清單」,通常會讓表格套用一個篩選器,藉此在同一個表格裡篩選出新的清單。

打勾篩選前
打勾篩選後


那如果想要用打勾的方式,在其它儲存格範圍內自動產生新的清單,是否也能辦到呢?

答案是可以的!只需用到 Filter 函數就好!

比較圖


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如何利用打勾來自動帶入表格資料?

Step 1:選取儲存格

首先,由於這個「Filter」函數會展開一個資料陣列,所以儲存格的位置就非常重要了。

如果要展開的範圍內,有存在其它的儲存格資料,那這個陣列就會展開失敗,然後呈現錯誤的訊息。

Filter函數的資料會展開


Step 2:輸入 Filter 函數

選定儲存格之後,就可以輸入「Filter」的公式了。

輸入 Filter 函數


Step 3:描述儲存格範圍

「Filter」函數的第一個引數,要輸入資料來源的範圍。

框選儲存格範圍


Step 4:選擇篩選的資料欄

接著第二個引數則是輸入要被篩選的欄位

以下圖為例,就是框選「核取方塊」所在的儲存格範圍。

選擇要篩選的範圍


Step 5:設定篩選條件

最後面輸入篩選的條件,這邊因為要找出有打勾的核取方塊,而核取方塊預設的值為「TRUE」

所以,後面就輸入 =TRUE 就可以完成公式了。

輸入Filter條件


未勾選的狀態

完成公式之後,如果核取方塊都沒有打勾的話,那這個公式就會顯示錯誤的訊息。此時不用擔心,先測試看看打勾之後,會不會自動填入資料。

錯誤訊息


已勾選的狀態

果然,打勾之後錯誤訊息就會消失,然後舊表格的資料也會自動填入新的表格裡面。

成功篩選


補上 IFERROR 函數

如果不想要公式出現錯誤訊息的話,可以用IFERROR函數來設定,只要用 IFERROR 來框住原本的公式就好,範例如下:

=IFERROR(FILTER(B5:D11,D5:D11=TRUE,"")

如此一來,就算舊表格的方塊還沒打勾,新表格也不會出現錯誤訊息囉!

可套用 IFERROR 函數



更換核取方塊的值

可能你會發現,新表格用篩選函數來自動填入的資料,原本的核取方塊欄位,會變成「TRUE」的字母,是因為核取方塊預設的值就是「True」跟「False」。

如果不想要在新表格裡顯示「TRUE」的話,也可以用其它文字來代替,這邊只需要更改「核取方塊」的設定就好。

需要更改核取方塊的設定


Step 1:框選核取方塊

先把核取方塊的儲存格範圍,框選起來。

框選核取方塊


Step 2:資料驗證

打開 資料資料驗證

打開功能選單的資料→資料驗證


Step 3:使用自訂儲存格值

在驗證資料的介面當中,勾選 使用自訂儲存格值

使用自訂儲存格值


Step 4:輸入勾選及取消勾選的值

然後在 已勾選已取消勾選 的欄位,分別輸入自訂的值。

例如:要去或不去、YES 或 NO …等等。

輸入完之後,就可以按「儲存」來完成。

輸入勾選及取消勾選的值


Step 5:更改篩選條件

這時候「Filter」公式可能會因為原本設定的條件不同,而沒有展開陣列。

我們只要把原本預設的值「TRUE」更改為新的「已勾選」的值即可。

以下圖為例,就是把「TRUE」改為「”要去”」,文字的旁邊記得加上雙引號 "

更換篩選條件


完成

這樣在舊的表格方塊打勾的時候,新的表格就會變成打勾所設定的「值」囉!

完成


其它技巧-搭配隱藏

如果覺得要更改核取方塊的值太麻煩的話,可以選擇把資料欄隱藏起來。

隱藏資料欄也可以



結語

熟悉篩選函數的人,其實就會發現篩選不一定要用核取方塊,也可以用一個符號或字母來代替。而這裡是將核取方塊跟篩選函數搭配起來,之後只要點點滑鼠就可以自動產生新表格,還不用動到鍵盤。

整體來說,最重要的就是「Filter 函數」「資料驗證」的運用,雖然設定上有一些細節要注意,不過一旦設定完成,這種點滑鼠來自動填入資料的效果還是很棒的!可以運用在很多地方。


延伸閱讀

References:Spreadsheetpoint文件編輯器說明

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