【Google 試算表】打勾就能自動填入資料，只需 1 個函數

2023 年 2 月 7 日更新

當我們在使用 Google 試算表的表格時，偶爾會用核取方塊或是篩選器來增加表格的功能，但如果想從一張舊表格挑出指定資料放到新的表格，除了複製貼上之外，其實還可以用篩選函數搭配打勾，只要點點滑鼠就可以產生「自動填入」的效果喔！

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想呈現的效果是什麼？

可能很多人都會幫表格製作「核取方塊」，然後用「打勾」的方式來確認表格清單的內容，類似下面這張圖：

而如果只是想要看到「已打勾的清單」，通常會讓表格套用一個「篩選器」，藉此在同一個表格裡篩選出新的清單。

那如果想要用打勾的方式，在其它儲存格範圍內自動產生新的清單，是否也能辦到呢？

答案是可以的！只需用到 Filter 函數就好！

如何利用打勾來自動帶入表格資料？

Step 1：選取儲存格

首先，由於這個「Filter」函數會展開一個資料陣列，所以儲存格的位置就非常重要了。

如果要展開的範圍內，有存在其它的儲存格資料，那這個陣列就會展開失敗，然後呈現錯誤的訊息。

Step 2：輸入 Filter 函數

選定儲存格之後，就可以輸入「Filter」的公式了。

Step 3：描述儲存格範圍

「Filter」函數的第一個引數，要輸入資料來源的範圍。

Step 4：選擇篩選的資料欄

接著第二個引數則是輸入「要被篩選的欄位」。

以下圖為例，就是框選「核取方塊」所在的儲存格範圍。

Step 5：設定篩選條件

最後面輸入篩選的條件，這邊因為要找出有打勾的核取方塊，而核取方塊預設的值為「TRUE」，

所以，後面就輸入 =TRUE 就可以完成公式了。

未勾選的狀態

完成公式之後，如果核取方塊都沒有打勾的話，那這個公式就會顯示錯誤的訊息。此時不用擔心，先測試看看打勾之後，會不會自動填入資料。

已勾選的狀態

果然，打勾之後錯誤訊息就會消失，然後舊表格的資料也會自動填入新的表格裡面。

補上 IFERROR 函數

如果不想要公式出現錯誤訊息的話，可以用「IFERROR」函數來設定，只要用 IFERROR 來框住原本的公式就好，範例如下：

=IFERROR(FILTER(B5:D11,D5:D11=TRUE,"")

如此一來，就算舊表格的方塊還沒打勾，新表格也不會出現錯誤訊息囉！

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更換核取方塊的值

可能你會發現，新表格用篩選函數來自動填入的資料，原本的核取方塊欄位，會變成「TRUE」的字母，是因為核取方塊預設的值就是「True」跟「False」。

如果不想要在新表格裡顯示「TRUE」的話，也可以用其它文字來代替，這邊只需要更改「核取方塊」的設定就好。

Step 1：框選核取方塊

先把核取方塊的儲存格範圍，框選起來。

Step 2：資料驗證

打開 資料＞資料驗證。

Step 3：使用自訂儲存格值

在驗證資料的介面當中，勾選 使用自訂儲存格值。

Step 4：輸入勾選及取消勾選的值

然後在 已勾選 和 已取消勾選 的欄位，分別輸入自訂的值。

例如：要去或不去、YES 或 NO …等等。

輸入完之後，就可以按「儲存」來完成。

Step 5：更改篩選條件

這時候「Filter」公式可能會因為原本設定的條件不同，而沒有展開陣列。

我們只要把原本預設的值「TRUE」更改為新的「已勾選」的值即可。

以下圖為例，就是把「TRUE」改為「”要去”」，文字的旁邊記得加上雙引號 "。

完成

這樣在舊的表格方塊打勾的時候，新的表格就會變成打勾所設定的「值」囉！

其它技巧-搭配隱藏

如果覺得要更改核取方塊的值太麻煩的話，可以選擇把資料欄隱藏起來。

結語

熟悉篩選函數的人，其實就會發現篩選不一定要用核取方塊，也可以用一個符號或字母來代替。而這裡是將核取方塊跟篩選函數搭配起來，之後只要點點滑鼠就可以自動產生新表格，還不用動到鍵盤。

整體來說，最重要的就是「Filter 函數」跟「資料驗證」的運用，雖然設定上有一些細節要注意，不過一旦設定完成，這種點滑鼠來自動填入資料的效果還是很棒的！可以運用在很多地方。

延伸閱讀

References：Spreadsheetpoint、文件編輯器說明

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