Google 試算表|如何快速建立【篩選器】?2大功能超實用!

Last Updated on 2021 年 11 月 21 日 by 小幫手

Google sheets filter 封面圖片

在 Google 試算表裡面有一個「篩選器」,你一定要好好認識它的功能,因為它同時具備了排序跟篩選的兩大資料分析功能,不管是資料或顏色,都可以用「篩選器」來做排序跟篩選,只要點了它,就算是一般的表格也會變得很好用!

如何建立篩選器(Filter)?

步驟一:框選儲存格範圍

如果想要在 Google 試算表裡面快速建立篩選器,首先要把你想篩選的資料範圍框選起來。

框選儲存格範圍


步驟二:建立篩選器

然後就是要點「建立篩選器」的選項,你可以點擊功能選單的 資料建立篩選器

從功能選單建立篩選器


或是工具列上面也有一個 漏斗的符號,點它也可以快速建立篩選器。

從工具列建立篩選器


完成篩選器的建立

最後,框選的儲存格範圍就會被綠色的細框線框住,同時範圍頂部的資料列會出現 篩選器 的符號。

完成篩選器的建立


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篩選器的2大功能:排序與篩選

成功建立篩選器之後,就可以開始使用篩選器裡面的功能了。

點擊儲存格右邊的「篩選器」符號,它會打開一個「選單」,這個選單裡面的選項主要可以分為兩大功能:

  1. 排序功能:有資料排序跟顏色排序兩種類型的功能
  2. 篩選功能:有顏色篩選、依「條件」或「值」來篩選的功能

接下來就來示範這每一個功能是怎麼使用的吧!

篩選器的兩大功能:排序與篩選


資料排序

首先,因為篩選器它有一個「篩選範圍」,所以我們在使用篩選器的「排序」功能時,就只有範圍內的資料列會跟著移動,篩選器之外的範圍則不會有任何改變,所以它是一種「排序範圍」的功能。

用篩選器來做資料排序


顏色排序

除了一般的資料排序之外,如果你有替篩選器裡面的儲存格上色,不管是 背景顏色 或是 文字顏色,只要你不是用「交替顏色」,就可以使用 顏色排序 的功能。

不過顏色排序裡面還使有分為「填滿顏色的排序」跟「文字顏色的排序」這兩種,如果儲存格內有用到背景顏色效果的話,就可以使用「排序填滿顏色」的效果,而被點選到的顏色就會移動到表格的頂部。

用篩選器來排序「填滿顏色」


如果儲存格裡面的資料有更換「文字顏色」,就可以使用「排序文字顏色」的功能,這邊被點選到的顏色也是會被排到表格頂部。

用篩選器來排序「文字顏色」


顏色篩選

顏色除了可以排序之外,同樣也可以拿來篩選,畢竟這終究是一個篩選器!而這裡同樣也是分為「篩選填滿顏色」跟「篩選文字顏色」兩種功能。

使用「篩選填滿顏色」時,被點選到的顏色就會保留下來,沒選到的則會暫時從表格中移除掉。

用篩選器來篩選「填滿顏色」


如果是使用「篩選文字顏色」的話,被點選到的顏色一樣會被保留下來,沒選到的被暫時移除掉。

用篩選器來篩選「文字顏色」


依條件篩選

再來就是資料篩選的部分了,「依條件篩選」的意思就是可以設定一個條件,只要有符合條件的資料列就會保留下來,可以篩選的資料類型有文字、時間或是文字等等。

篩選器的「依條件篩選」功能


如果我用「依條件篩選」篩選總分的欄位,並且設定條件為「大於 150」,來篩選出總分 150 分以上的同學。

設定「依條件篩選」的條件為大於150


那總分欄位就會顯示符合這個條件的儲存格,以及他們那一排的資料列,考試總分 150 分以上的是誰就一目了然啦!

使用「依條件篩選」篩選出來的畫面


依值篩選

最後一個則是「依值篩選」,這邊可以個別點選你想看的資料列,從下面的圖中可以看到每一欄這邊所顯示的選項都是不一樣的。一般都是全部打勾的狀態,代表還沒有進行篩選的動作。

篩選器的「依值篩選」功能


那就以下圖為例,如果我點擊姓名欄的篩選功能,把「小美」、「小梅」、「小新」這三個人取消勾選,那篩選器的畫面就會移除這三個人的資料。

使用篩選器的「依值篩選」所篩選出來的畫面

這邊你也可以反過來做,先把全部的勾勾都清除掉,然後再勾選你想看的人,也是 OK 的。


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如何關閉篩選器?

最後如果不想使用篩選器的話,可以直接點擊工具列的 關閉篩選器,就可以把畫面中的篩選器都清除掉囉。

從工具列關閉篩選器


從功能選單的 資料關閉篩選器 來關也可以的。

從功能選單「資料」>「關閉篩選器」


如何保存篩選器?

如果你只是暫時不想看到「篩選器」,但可能之後會再用到的話,你可以把這個「快速建立的篩選器」儲存為 篩選器檢視畫面


步驟一:儲存為篩選器檢視畫面

在工具列 篩選器 符號的旁邊,有一個下拉選單的小按鈕 ,把它點開就可以看到「儲存為篩選器檢視畫面」的選項,這個選項就可以幫你把篩選器保存下來。

儲存為篩選器檢視畫面


步驟二:出現篩選器畫面外框

儲存為篩選器檢視畫面之後,Google 試算表的工作表會出現黑色的篩選器外框,其實這個時候就已經成功保存篩選器了。

篩選器檢視畫面


步驟三:替篩選器命名

不過你還可以替這個篩選器取名字,只要點篩選器檢視畫面的左上角「名稱」,就可以幫這個篩選器重新命名。

替篩選器命名


完成篩選器保存

最後這個「已保存」的篩選器可以再回到工具列中查看,有顯示篩選器名稱的話,就代表這個篩選器已經保存成功囉。

成功保存篩選器


再打開篩選器

之後如果把篩選器關掉了,依然可以到工具列的篩選器下拉選單裡找到並打開它。

從工具列再次打開篩選器檢視畫面


結語

資料的篩選與排序不管在 Excel 或是 Google 試算表裡面,都是相當重要的功能之一,不過兩種電子表格的介面跟操作方式不太一樣,如果想在 Google 試算表使用篩選跟排序功能的話,可以多多善用這個快速建立篩選器的功能,就不用再設定什麼排序或篩選的函數囉,而且還可以保存下來。

Reference:How-to Geek文件編輯器說明


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