Google試算表【篩選器檢視畫面】怎麼用?線上協作的好幫手

Last Updated on 2021 年 9 月 6 日 by 小幫手

How to Create and Use Filter Views in Google Sheets 封面圖片

有在使用Google試算表的人,大概都知道它有一個篩選器的功能,但有時候可能會按到另一個「篩選器檢視畫面」的選項,然後工作表就多了一個黑色的外框,究竟這個「篩選器檢視畫面」跟一般快速建立的「篩選器」差別在那?一起來看看!

如何建立篩選器檢視畫面?

想要在Google試算表裡建立篩選器檢視畫面,首先可以將你要建立篩選器的「範圍」框選起來,然後點擊工具列的「篩選器」旁邊的下拉選單按鈕【▾】,把滑鼠移過去它會顯示這個按鈕是「篩選器檢視畫面」。

框選儲存格範圍


打開下拉選單之後,就可以看到第一個選項是「建立新的篩選器檢視畫面」,給它點下去!

建立新的篩選器檢視畫面


然後篩選器的檢視畫面就會浮現在你的工作表上。

篩選器檢視畫面的工作表黑色外框


同時你框選的範圍就會出現「篩選器」的符號,它的功能其實就跟快速建立的篩選器是一樣的。

詳細的篩選器功能介紹,可以參考這篇文章:Google試算表|如何快速建立【篩選器】?2大功能超實用!

篩選器的符號與功能


建立完「篩選器檢視畫面」之後,它會用預設的篩選器名稱,保存在這份試算表裡面。

篩選器檢視畫面的存放點1


這些篩選器在功能選單的[資料]>[篩選器檢視畫面]的選項裡面,也可以找得到。

篩選器檢視畫面的存放點2


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篩選器檢視畫面的設定選項

當畫面出現「篩選器檢視畫面」之後,你可以看到右上角有一個設定的選項,選項裡面可以進行重新命名、更新範圍、複製、刪除等篩選器操作。

篩選器檢視畫面的設置


設定篩選器名稱

剛建立的篩選器檢視畫面都會有它們預設的篩選器名稱,你可以反白篩選器檢視畫面的左上角的「名稱」,來重新命名這個篩選器。

重新命名這個篩選器檢視畫面


更新篩選器名稱之後,試算表其它地方的篩選器名稱也會同步更新。

新的篩選器檢視畫面名稱


設定篩選器範圍

除了可以重新命名之外,也可以反白篩選器檢視畫面的「範圍」,來更新原本篩選器的範圍。

範圍更新之後,工作表裡面篩選器的「綠框範圍」也會跟著改變。

篩選器檢視畫面的篩選器範圍
新的篩選器範圍


複製篩選器檢視畫面

每個篩選器檢視畫面都可以進行複製,複製之後就儲存為另一個篩選器檢視畫面了,雖然範圍是一樣的,但新的篩選器會多一個「副本」的名稱。

複製這個篩選器檢視畫面
篩選器檢視畫面的副本


刪除篩選器檢視畫面

如果不需要這個篩選器的時候,可以從篩選器檢視畫面的「設定」裡面點擊刪除它。

刪除這個篩選器檢視畫面


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建立多個篩選器檢視畫面

如果想要建立多個篩選器檢視畫面,除了使用上面提到的「複製」方法之外,你也可以先框選其他的儲存格範圍,然後直接點擊工具列的「建立新的篩選器檢視畫面」,來快速建立另一個「篩選器檢視畫面」。

這時候你就會看到原本篩選器的綠框範圍消失,同時會出現新的篩選器範圍,這時候就等於是切換到另一個篩選器檢視畫面了。

建立多個篩選器檢視畫面


切換篩選器檢視畫面

如果你的工作表原本就已經儲存很多個「篩選器檢視畫面」的話,你也可以直接從工具列點擊篩選器的「名稱」,來快速切換篩選器的檢視畫面。

切換篩選器檢視畫面


關閉篩選器檢視畫面

如果暫時不想使用這些「篩選器檢視畫面」的話,可以打開工具列「篩選器」的選單,裡面有一個「無」的選項,點它就可以關閉目前的篩選器檢視畫面了。

關閉目前的篩選器檢視畫面


或是在「篩選器檢視畫面」的設置符號旁邊,也有一個叉叉的符號【✖】,點它也可以關閉篩選器。

關閉篩選器檢視畫面的另一種方式


保存篩選器檢視畫面的條件

篩選器有一個很棒的功能,就是他可以保存目前的篩選器的「條件」,也就是說,篩選器裡面已經設定好的排序或是篩選條件,都會被保存下來。

就算你把這個篩選器暫時關掉,或是切換到其他的篩選器,只要篩選器的內容沒變,再打開原本的這個篩選器的時候,它都會按照原本的排序或篩選方式變回來。

保存篩選器檢視畫面的排序與篩選條件


分享篩選器檢視畫面

其實「篩選器檢視畫面」還有一個很不錯的功能,就是可以分享給其他人,因為這些「篩選器檢視畫面」只有自己能看到,共用這份工作表的人是看不到的。

如果想要把這個「篩選器檢視畫面」分享給別人的話,步驟如下:

  1. 保持篩選器檢視畫面是「開啟」的狀態。
  2. 然後複製上面的「網址」。
  3. 把這條網址「分享」給其他人。

當別人打開你的連結之後,就能看到你分享的篩選器檢視畫面了。

分享篩選器檢視畫面的網址


篩選器檢視畫面的網址

順便提一下,其實每個「篩選器檢視畫面」的網址後面都會多一串「fvid 代碼」,每個篩選器檢視畫面的「代碼」都是獨一無二的,而且關掉「篩選器檢視畫面」的時候會看不到。

所以複製網址的時候,要注意網址後面有沒有這一串代碼,如果沒有這一串代碼的話,別人打開連結就只能看到「沒有篩選器畫面的工作表」喔。

篩選器檢視畫面獨特的fvid代碼


篩選器檢視畫面的權限

另外要注意分享連結的共用對象有沒有這份工作表的「編輯權限」

如果「沒有編輯權限」的話,就算他更改篩選或排序「篩選器」裡面的內容,也不會更動到原本的「篩選器檢視畫面」。

如果是「有編輯權限的」人,那個人有更新篩選器的內容時,其他人共用的「篩選器檢視畫面」也會一起更新。



結語

現在有越來越多工作需要用到Google試算表這類可以線上協作的軟體了,而像Google試算表的這個「篩選器檢視畫面」功能就很好用,除了能避免影響別人的電腦畫面之外,也可以透過分享連結來進行線上溝通,如果常常用的到篩選器的人,就可以好好熟悉一下它的功能。

Reference:ProductivitySpot文件編輯器說明


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