【Google 試算表】如何排序資料?這些基礎排序技巧快學起來!

2022 年 6 月 30 日 更新

How to Sort Data in Google Sheets 封面圖片

在資料分析的領域當中,「資料排序」往往是不可或缺的功能之一,而一般常用的就是升冪與降冪的排序,而在 Google 試算表當中有哪些排序的功能與技巧,就讓這篇文章告訴你!

整張工作表排序

首先要來介紹的是整張工作表的排序,一般如果表格裡面沒有其他太繁雜的資料類型的話,很適合用整張工作表的排序方式。

Step 1:選取資料欄

第一步,先選取想要排序的資料欄,或是該資料欄裡面其中一個儲存格。

選取要排序的資料欄


Step 2:資料選單排序

點擊選單 資料排序工作表,可以看到有 2 種可以排序的選項:

  • 升冪:排序工作表 (A→Z)
  • 降冪:排序工作表 (Z→A)
資料選單→排序工作表


完成排序

按照自己的需求,選取想要的排序方式,就可以完成整張工作表的排序了。

完成資料排序


另一個路徑

另一種方法,是從表格內最上方各個欄位的區塊來設定,也就是有「A、B、C…」字母的那一列欄位,把滑鼠移過去,會發現儲存格的右邊出現一個「倒三角形」的下拉選單,點開之後,也可以看到排序資料的選項。

整張工作表排序的另一個路徑-下拉選單
整張工作表排序的另一個路徑-排序工作表


避免標題被排序

這裡提供一個小技巧,如果不想要資料的標題被排序到的話,可以善用 凍結窗格 的功能,把標題固定在最上方,這樣在排序整張工作表的時候,標題就不會跑來跑去的了。

延伸閱讀:【Google 試算表】如何快速凍結窗格?想不到有這一手!


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範圍排序

如果只想針對特定範圍的儲存格進行資料排序的話,只需要多一個步驟就好。

Step 1:框選儲存格範圍

先框選想要排序的儲存格範圍。

框選想排序的範圍


Step 2:選擇排序方式

這時候如果點開 資料 選單,就會發現除了原本排序工作表的選項之外,又多出兩個可以排序的選項,可以根據某一欄的選取範圍進行升冪或降冪的排序。

  • 升冪:排序選取範圍 (A→Z)
  • 降冪:排序選取範圍 (Z→A)
資料選單→排序選取範圍


完成範圍內排序,但有缺點

用了這個方法之後,就不會排序到整張工作表,但有一個缺點,就是如果框選的儲存格範圍不對的話,會讓工作表的數據亂掉。

完成範圍排序,但是資料會亂


框選儲存格範圍的方式

該如何框選儲存格,才不會讓範圍內的儲存格亂掉?

如果想要排序的欄位是 B 欄,而希望 A 欄的資料也要一起變動的話,則框選的範圍方向要從 B 欄往 A 欄框選,這樣 B 欄排序的時候,A 欄也才能跟著變動。

範圍排序框選儲存格的技巧
範圍排序

為了避免資料因為排序而亂掉的情況,除了用整張工作表排序之外,其實還可以用 篩選器 來排序。


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使用篩選器來排序

Google 試算表的篩選器,可以針對特定範圍的資料進行篩選,而「排序」也是篩選器裡面的其中一項功能。

Step 1:框選要篩選的範圍

首先框選想排序的儲存格範圍。

框選想建立篩選的範圍


Step 2:建立篩選器

然後點擊 資料建立篩選器,就可以把剛剛所框選的資料範圍建立篩選。

資料選單→建立篩選器


Step 3:排序

建立篩選後,你會發現剛剛所框選的儲存格範圍,會多出綠色的邊框,同時範圍內每個資料欄的最頂層會出現篩選的符號,點擊 篩選符號 來打開選單,就可以看到 排序 的功能。

篩選符號
排序篩選的範圍


完成篩選器排序

點擊想要排序的資料欄之後,這個篩選器裡面其他欄位的資料也會跟著排序,就不會發生資料亂掉的情況了,而且還可以很清楚的看到表格當中有哪些資料正在排序或篩選。

完成篩遠器排序



結語

其實資料的篩選與排序也是 Excel 裡面常用的功能,只是在 Google 試算表裡面的操作方式比較不一樣。

在操作排序的過程當中,就會發現要注意的細節不少,因為像是範圍排序框選的儲存格範圍就很重要,如果沒有框選好的話,辛辛苦苦輸入的資料就亂了。

所以使用排序時可多加利用篩選器,除了能固定住資料範圍之外,在儲存格當中也比較容易辨識。


延伸閱讀

References:文件編輯器說明Google for Education


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