Google試算表【探索】功能,或許它是你省時的好幫手!

Last Updated on 2021 年 9 月 7 日 by 小幫手

How to Use the Explore Feature in Google Sheets 封面圖片

Google試算表的功能非常多樣,有時候我們把資料放進工作表之後,可能會不知道要從哪種工具用起,這時候你或許可以考慮試算表的「探索」功能,它可以自動分析資料表格的內容,並且提出各種建議項目,可能會幫你省下不少時間。

「探索」功能是什麼?

其實「探索」的主要功能,不是那種幫助新手導覽的介面,而是Google試算表用來「探索」表格資料的。

它會藉由「機器學習」的方式,來自動分析表格中的資料,再提出可能會用到的分析方式或圖表,通常都是視覺化的建議。

也就是說,當我們把表格資料放進Google試算表之後,不一定要自己著手資料分析,或許可以用「探索」的功能,先找出需要的圖表公式運算類型。


探索功能在那裡?

「探索」這個功能的位置非常明顯,就在Google試算表主畫面右下角的地方,「側邊面版」按鈕的旁邊,有一個方塊裡包著星星的圖示,點它就對了!

探索功能在試算表的右下方


探索的快捷鍵

如果想要快速打開「探索」功能的話,試算表也有內建的快捷鍵

「Alt + Shift + X」


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實際應用例子

可以先框選範圍,再點探索

接下來看看範例,這邊以下面圖中的表格當作例子,從圖中的表格可以看到各種類型的資料欄,包括:姓名、性別、身高、體重、運動等。

我把這個表格放進Google試算表中,是要用來進行資料的分析,但暫時沒什麼靈感,所以這時候剛好就可以善用試算表「探索」的功能,因此我就可以點擊畫面右下角的的「探索」按鈕。

提醒1:如果這份工作表內有太多其他資料,或是多張表格的話,還是建議先把要交給「探索」分析的表格範圍給框選起來。

提醒2:如果只存在一個表格,可以不用框選範圍,「探索」會自動抓取工作表的內容,不過給出的建議項目可能也會不同。

點擊「探索」圖示


探索側邊欄所給出的建議

這時候就可以看到「探索」功能,立馬根據資料內容提供相關的資料分析建議,分別有:函數運算的分析結果、為表格添加「交替顏色」,還有身高跟體重的長條圖。

這個時候可以發現到,雖然我框選的範圍是「B7:F13」,但「探索」的資料範圍卻會顯示「B6:F13」,其實非常地聰明!

探索功能所給的建議


建議可能包括各種圖表

再往下滑動,還可以看到只針對「性別」製作的圓餅圖,以及只針對「身高」製作的長條圖

圓餅圖和長條圖


可直接拖曳圖表出來

如果裡面的建議項目,剛好是你所需要的話,可以直接從「探索」裡面拖曳出來,放到工作表裡面。像是「函數類」可以直接拖曳放進儲存格,「交替顏色」可以直接點擊套用在表格裡,圖表也是可以直接拖曳出來,放在工作表上。

將探索給的建議拖曳到工作表中


可編輯探索的資料範圍

有些人可能想要使用「資料透視表」的功能 (也就是Excel裡面的樞紐分析圖),可是在「探索」裡面卻沒有,這時候或許可以編輯看看「探索」的資料範圍,

點擊探索的範圍資料編輯


改變標題列數

調整一下範圍內容。

調整資料範圍的標題列


可能出現其他類型的建議項目

然後可能就可以在「探索」中,看到「資料透視表」的建議了,再把它拖到工作表中就好。

探索的建議出現資料透視表


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探索功能的好處

1. 提供靈感:
由於圖表類型有很多,所以探索給出的建議圖表也不盡相同,但同時也能提供你不同的表格或圖表的設計靈感。

2. 省時間:
善用探索的功能,可以省下不少的資料分析時間,畢竟如果不太熟悉Google試算表的操作,或是急於交付工作的話,那「探索」是很值得使用的工具之一。

3. 發現未知功能:
除了上面兩種好處之外,使用探索功能,你可能會發現到Google試算表裡面,原來也有其他好用的功能,以後就多一些工具可以使用了。


結語

總之,「探索」除了能讓Google試算表幫你分析資料之外,對我們來說,也可以是用來了解Google試算表裡面功能的方式,甚至是功能或工具之間搭配的方式,讓我們日後使用試算表的時候,可以更加靈活。


Reference:

文件編輯器說明

Analyze your business data with Explore in Google Sheets, use BigQuery too


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