【Google 試算表】如何自動填入當下的日期或時間?(本篇文章僅供參考)

2022 年 6 月 30 日 更新

How to automatically fill in the current time in Google Sheets 封面圖片

當我們想用 Google 試算表紀錄某些事情時,像是是筆記、日記、簽到表或會議紀錄…等等,都可能要記錄當下的時間或日期,雖然這可以用「日期選擇器」來做,但其實還有一種方法,可以在你填寫資料的時候,讓試算表自動記錄當下的時間,究竟該怎麼設定?就繼續往下看吧。

使用前的注意事項

我後來測試發現用這個方法雖然可以記錄時間,但是有時候重新打開試算表之後,有一部分已經記錄的時間會亂跳!所以這個方法需要謹慎使用~

修改試算表設定

Step 1:前往試算表設定

首先,為了要讓後面的步驟能順利進行,我們要先修改這個試算表的設定,先點擊功能選單的 檔案試算表設定

打開功能選單「檔案」>「試算表設定」


Step 2:切換為計算標籤

進入「這份試算表的設定」之後,我們切換上面的標籤到 計算 標籤那邊。

這份試算表的設定


Step 3:開啟反覆運算

  1. 接著在把 反覆運算 的開關切換為「開啟」
  2. 然後把 反覆運算次數上限 設定為「1」

這邊都修改完之後,就可以儲存設定然後回到 Google 試算表的主畫面。

開啟反覆運算,並設定反覆運算次數的上限為1次


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自動填入當下時間的做法

回到主畫面之後,就可以開始輸入函數了,這裡會用到的函數主要有三個,分別為:

  1. IF 函數
  2. ISBLANK 函數
  3. NOW 函數


輸入公式

IF 函數」就是條件成立跟不成立的時候,分別要回傳什麼東西;「ISBLANK 函數」則是用來檢查儲存格是不是空格,然後回傳 TRUE 跟 FALSE;至於「NOW 函數」就是用來輸入現在的時間。知道它們的功能之後,就可以直接輸入下面的公式

=IF(ISBLANK(D3),"",IF(C3="",NOW(),C3))
輸入能自動填入當下時間的公式

以上圖為例,開頭的【IF 函式】就是判斷「D3」儲存格的狀況,然後用【ISBLANK 函數】來檢查「D3」儲存格是不是空格。

如果 D3 是空格的話就是 TURE,那 IF 函數就回傳空值給「C3」儲存格;

如果 D3 不是空格的話就是 FALSE,然後就會運算「另一條公式」。

「另一條公式」同樣也是【IF 函式】,它是用來判斷「C3」儲存格的狀況,如果 C3 是空格的話,就會輸入【NOW 函數】,也就是現在的時間;如果 C3 不是空格的話,就保持原本 C3 的值就好。


自動填入

公式如果都設定好了,就可以透過「自動填入」的功能,把公式複製到其它的欄位中。

用Fill Handle複製公式到其他儲存格


測試自動填入時間的效果

最後就是最最最關鍵的測試公式部份了!你可以在「D3」儲存格輸入任何數值看看,只要一輸入內容並按下「Enter」,旁邊就會自動填入今天或是當下的時間了!

這樣是不是很有「上班打卡」的感覺!

測試自動填入時間的公式有沒有效


修改資料並不會更新時間

就算修改儲存格的內容,也不會更動到旁邊已經打卡的時間。

修改內容不會更動到旁邊已經自動填入的時間


刪除資料後可重複使用

如果想要更動旁邊的時間的話,只要把儲存格裡面的值刪除掉就好。

不過有時候這可能也有點麻煩,因為只要不小心刪掉儲存格內容的話,時間就弄回不去了。

刪除資料之後,時間可以重新更新


如果沒有開啟反覆運算上限

一般的情況下,如果輸入上面那樣的公式,儲存格輸入資料之後公式會出現「#REF!」的錯誤訊息,也就是像下面這張圖一樣:

如果沒有開啟反覆運算次數上限的話,公式會出現錯誤的訊息

但由於我們已經先修改過「這份試算表的設定」,所以它會有一個反覆運算的次數上限,就可以避免這樣的錯誤訊息了。


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修改時間的格式

另外,如果不喜歡【NOW 函數】回傳的時間預設格式的話,可以點擊 格式數值

點擊功能選單「格式」>「數值」調整時間格式


把公式那一欄修改成自己想要的「日期/時間格式」。

調整儲存格時間日期格式


或是可以透過快捷鍵來快速改變日期格式。像是:

  • 時間格式 CtrlShift
  • 日期格式 CtrlShift
使用快捷鍵來調整時間或日期的格式


結語

看完這些操作之後,應該就知道怎麼利用函數來自動填入時間了吧!不過有一點要注意的是,「這份試算表的設定」會應用在這份試算表裡面,也就是如果這份試算表有其他的「工作表」的話,它們的設定也會同時會被改變,要注意其中有沒有用到相關的函數。

至於這個方法也同樣適用於 Excel 裡面,只是在電子表格設定的部分會不太一樣。

【注意事項】
我後來測試發現用這個方法雖然可以記錄時間,但是有時候重新打開試算表之後,有一部分已經記錄的時間會亂跳!所以這個方法需要謹慎使用~


延伸閱讀

References:文件編輯器說明


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