【Google 試算表】用色階幫表格上色,資料也有層次感!

2022 年 11 月 1 日 更新

How to Use Color Scale Conditional Formatting in Google Sheets 封面圖片

在使用 Google 試算表做資料分析的時候,針對範圍做大小排序顏色排序,都是很常見的方法之一,但其實我們還可以在顏色上使用另一種技巧,就是使用「色階 」(color scale) 的效果,它也可以讓資料大小之間有明顯的區分,同時讓表格更有層次感!

如何設定色階?

Step 1:框選資料範圍

先框選出想要設定色階的儲存格範圍。

框選儲存格範圍


Step 2:條件式格式設定

點擊 格式條件式格式設定

資料選單→條件式格式設定


Step 3:切換到色階模式

進入「條件式格式設定」的介面之後,一開始會在「單色」的選項,這時候就可以切換到 色階 來進行規則設定。

切換到色階模式


Step 4:挑選預設的色階效果

進入「色階」的設定介面後,就可以從預設的色階模板來選取自己喜歡的顏色格式。選取色階模板的同時,「套用範圍」的顏色也會跟著變化,可以邊預覽邊操作,找出比較適合的顏色。

選擇預設色階

選擇預設色階模板



完成基本的色階填色效果

選好想要的色階效果之後,就可以按下面的「完成」,來完成基本的色階填色效果了。而這個範圍的色階規則也會儲存在 條件式格式規則 裡面。

完成條件式格式設定

完成基本的色階填色效果


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自訂色階效果

Google 試算表的「色階」除了預設的顏色格式之外,還有自訂色階的功能,分別可以在色階的「下限點」、「中間點」與「上限點」三種位置做設定。而色階的數值則有四種格式可以設定,分別為:

  1. 最大/最小值
  2. 數字
  3. 百分比
  4. 百分位數

自訂色階格式


最大值與最小值

最大值與最小值的格式,分別可以在 上限點下限點 的選單裡看到,顧名思義,它們就是用來設定在套用範圍內資料的最大的值跟最小的值。

選擇這種格式就不需要再輸入其他數值,直接點選想要填滿的顏色,試算表就會幫你按照資料大小來填滿色階效果。

色階的最大值與最小值


數字

如果選擇數字格式,右邊輸入的數值格式,通常會跟「套用範圍」裡的一樣,這樣比較不會錯亂,但是「值」可以不同,比套用範圍的更大或更小都可以。

色階的數字格式


百分比

「百分比」格式會先將色階按照百分比例分配顏色,然後根據「套用範圍」的數值,給它們相對應的顏色比例。

色階的百分比格式


百分位數

「百分位數」跟「百分比」所呈現的色階效果會稍微不太一樣,原因是「百分位數」比較偏向計算資料在範圍當中的排名,所以通常也只能設定 0 到 100 之間的數值,超過的話,「套用範圍」不會產生色階。

色階的百分位數格式

百分位數排名

注意事項

  1. 設定色階的填色效果之後,就無法用工具列的填滿顏色效果了,也就是說「色階」會覆蓋掉原本儲存格的背景顏色,但邊框跟文字顏色還是可以變動。
  2. 使用色階填滿效果的時候,也要注意一下是否會影響到儲存格裡文字的「辨識度」。
  3. 色階不適用於「文字」格式的排名,其它像是時間、貨幣、百分比的格式,都可以用色階填滿顏色。
  4. 自訂的「百分比」與「百分位數」格式,概念上其實不太一樣,所以在用的時候還是稍微了解一下格式原理比較好。

結語

ExcelGoogle 試算表裡,使用排序的功能時,除了顏色排序之外,「色階」也是很常搭配的工具之一,它可以讓顏色看上去比較流暢,方便做資料分析。

不過,表格的顏色效果一直都是一把雙面刃,用的好表格就好看,用的不好可能還不如一張黑白表格,所以雖然有很多顏色設定的功能,但顏色搭配也是很重要的課題,因此在使用時要多加琢磨。

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References:infoinspired.com文件編輯器說明

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