Google試算表|如何建立【多層下拉式選單】先從第2層學起來!

Last Updated on 2021 年 9 月 9 日 by 小幫手

How to Create a Dependent Drop Down List in Google Sheets 封面圖片

Google試算表使用下拉選單來輸入資料,是很常見的技巧之一,但是如果想要建立第二個下拉選單,而且選單的內容要根據第一層的選項來變動,設定上就會複雜一點,不過完成這種關聯性的選單之後,也能讓表格功能更加多元!

製作 兩層下拉式選單

如果會在Google試算表裡建立單一個下拉選單的話,那通常第二層應該就不會太難了,只是會多一些步驟。

要建立兩層式的下拉選單,大致上會需要用到三種工具:

  • 儲存格範圍命名
  • INDIRECT函數
  • 資料驗證


步驟一:開啟已命名範圍

首先,針對要製作下拉選單所參考的資料範圍進行「儲存格命名」,因為後面使用的INDIRECT函數會用到。

可以先打開「資料」>「已命名範圍」

開啟「已命名範圍」介面


步驟二:幫儲存格命名

接下來,將六年級所要顯示的清單範圍框選起來,並且在公式列最左邊的「名稱欄」當中,替這個範圍命名為「六年級」。

接下來也替「五年級」跟「四年級」的部分命名。

幫儲存格命名

命名好的範圍,都會顯示在已命名範圍的介面當中。

想管理、修改或刪除名稱的話,都可以從這邊操作。

管理「已命名範圍」


步驟三:資料驗證

接下來要製作「第一層」的下拉選單。

點擊「資料」>「資料驗證」

打開資料驗證


步驟四:使用範圍內的清單

進入「資料驗證」的介面之後,在條件的設定裡,選擇「範圍內的清單」,然後把「第一層」要顯示的資料範圍填寫進去。

也就是「六年級」、「五年級」、「四年級」的儲存格範圍。

條件設定好之後,就可按完成。

範圍內的清單


步驟五:完成第一層下拉式選單

如此一來,「第一層」的下拉選單就可以使用了!

完成第一層下拉式選單


步驟六:設定INDIRECT函數

接著要繼續設定第二層的下拉選單。

首先在儲存格裡面輸入INDIRECT」函數,函數裡面的參照就可以指向「第一層下拉選單」的儲存格。

輸入INDIRECT函數

完成函數設定之後,可以試試更換「第一層下拉選單」的選項,INDIRECT函數所回傳的資料也會跟著變動。

INDIRECT函數回傳的資料


步驟七:資料驗證

再來打開「資料驗證」介面,一樣使用「範圍內的清單」,然後點擊旁邊「框選範圍」的圖示。

資料驗證


步驟八:使用 INDIRECT 函數所回傳的清單

這次要框選的範圍,就是INDIRECT函數所回傳的資料範圍,如果回傳的資料有三格,那就是要把回傳的三個資料都框選起來。

框選完範圍之後,按確定,然後完成資料驗證。

  • ※ 這裡需要注意框選的範圍,回傳的資料都要框選到,不能只框選一格,否則第二層下拉選單也只會有一個選項。
框選INDIRECT函數所回傳的資料範圍


完成多層下拉式選單

最後就可以看到剛製作好的「第二層下拉式選單」了!而第二層打開的選單內容會跟第一層的選項一起連動。

如果第一層選項為「六年級」,那第二層的選單內容就會出現:六年A班、六年B班及六年C班,也就是儲存格所命名的範圍。

完成多層下拉式選單
完成多層下拉式選單


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技巧

技巧一:為命名的資料標示層數

如果要製作的資料範圍有點多的話,記得要幫每個命名的資料範圍標示層數,並且做一下分組、分類,這樣之後想要修改的話,才不會打亂資料

為命名的資料標示層數 方便分類管理


技巧二:可以從別張工作表中提取資料

資料雖然可以用隱藏或分組的功能來收納起來,但是也可以放在其它工作表當中。

因為使用資料驗證或INDIRECT函數時,是可以跨工作表的,雖然製作下拉選單的時候要一直切換工作表,但是完成之後的工作表就會簡潔許多。

可以從別張工作表提取資料
將資料來源跟下拉選單分開


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切換選單內容時,會出現警示符號

雖然使用這個方式可以製作出「第二層下拉式選單」,不過在切換第一層的選項時,第二層的儲存格就會出現警示的符號。

切換第一層的選項時,第二層的儲存格會出現警示的符號


結語

在使用Goole試算表或是Excel的時候,可能偶爾會有這類有關聯性的多層下拉選單的製作需求,流程上可能會有點差異,但概念上是差不多的,同樣都會額外設定比較多的東西,這時如果資料沒有分類清楚,就很容易弄亂。

多多善用以上提供的小技巧,或是自己管理表格資料常用的習慣,後續要修改資料時,就不會花太多時間囉!

如果還需要建立第三層的下拉選單,原理就跟兩層的下拉選單差不多,只是要額外設定新的範圍命名新的INDIRECT函數,然後再做好分類管理就好。

Reference:Productivityspot文件編輯器說明


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