【Google 試算表】善用還原版本功能，挽回你的重要資料

2023 年 2 月 7 日更新

在使用試算表的時候，經常要編輯表格裡的資料，只要打錯東西，通常都用 Ctrl＋Z 來回到上一步，但如果想要復原到好幾天前的資料，就得依賴試算表的「還原」功能了，只要「歷史版本」都還在的話，你隨時都可以一鍵還原你的工作表！

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編輯資料的時候會儲存版本

平常在試算表編輯資料的時候，試算表上面的功能區附近，會有兩個狀態會跟著你的編輯動作一起改變：

１. 一個是這份「試算表文件」的狀態；

２. 另一個則是「編輯版本記錄」的狀態。

只要在儲存格裡面輸入或修改內容，上面那兩個狀態就會顯示目前的「編輯動作」有沒有被儲存起來，如果有的話，最上面的那個雲端符號它會顯示「已儲存到雲端硬碟」，下面的狀態則是會顯示「上次編輯是在數秒前」，而且下面這個如果很久沒有更新的話，就會變成好幾分鐘之前。

其實我們的每個編輯動作，都被試算表保存成一個個的 編輯版本，並放在雲端上，平時如果沒注意或研究的話，可能很難知道試算表有歷史版本的存在。

那要如何查看這些被保存起來的「編輯歷史版本」呢」？

只要依序點擊 檔案＞版本記錄＞查看版本記錄，試算表就會進入版本編輯記錄的畫面。

進入另一個畫面之後，你可以看到右邊有一個 版本記錄 的側邊欄，而一開始的位置會在 目前版本 上，從下面的圖可以看到「目前版本」現在字體是綠色的，代表左邊表格畫面的內容是「目前版本」的內容。

而表格畫面中有很明顯的「綠色區塊」，那些都是這個版本編輯過的痕跡。

如果這個版本有很多編輯記錄的話，你可以點上面的按鈕來切換 編輯位置，它會把每個編輯的範圍框選出來給你看。

除了「目前版本」之外，版本的旁邊有些會有一個下拉選單符號 ▸，打開它就可以看到裡面的其他 歷史修訂版本。

這些「修訂版本」是在什麼時候編輯的，旁邊都會顯示日期跟時間。

而側邊欄最下面還有一個 顯示變更 的開關，如果取消勾選它的話，左邊的畫面就會恢復成一般正常的畫面，但它還是會顯示歷史的試算表內容。

眼尖的你肯定有發現，當我切換到 歷史版本 的時候，上面會多出一個 還原這個版本 的按鈕，把它按下去，就可以把試算表還原到現在畫面中所選的版本記錄。

或是點擊每個修訂版本記錄旁的選單符號 ⋮，它也有 還原這個版本 的選項可以還原。(詳情可參考下圖)

如果你覺得這個版本特別重要的話，你可以考慮重新命名這個版本的名稱。

而名稱就是在右側欄的「時間日期」那一行，它是試算表用預設的名稱保存起來的，直接把 日期時間 那個地方反白起來，就可以修改那個版本的名稱，

而「目前的版本」可以另外在 Google 試算表的功能選單裡修改，點擊 檔案＞版本記錄＞為目前的版本命名。

這邊就可以替「目前的版本」命名。

「版本記錄」都重新命名完了之後，可以打開側邊欄的 僅顯示已命名的版本 開關，它就會顯示出這份試算表目前已經被命名的「版本記錄」了，這樣在找以前重要的歷史版本會非常方便！

除了可以把試算表還原到之前的版本之外，你也可以考慮直接替這個「歷史修訂版本」儲存為另一個試算表文件。

點擊「版本記錄」旁邊的選單符號 ⋮，它下面都會有一個 建立副本 的選項。

點擊 建立副本 之後，可以先替這個新的複製版本命名，或是指定存放的資料夾。

按下確定之後，這份 歷史版本記錄 就會變成新的試算表文件了！你可以在試算表的主畫面看到它。

雖然平時應該不會有人會去刪除試算表的「版本記錄」，但如果真的想刪除的話，其實從上面的選項中，並沒有發現到任何可以刪除歷史版本的「選項」或是「按紐」，頂多只有移除名稱的選項，或許未來會出現這個功能。

但目前的做法就是把「這份試算表」建立另外一個副本，也就是複製出另外一份檔案，原本舊的可以選擇刪掉。如此一來，這份新複製出來的「副本」的歷史「版本記錄」都會全部被清空喔！

現在隨著工作性質的改變，我們線上工作或協作的機會也變得越來越多，但是同樣也無法避免各種突發狀況跟錯誤的發生，像 Google 試算表有這樣的編輯版本備份的功能，用起來就會相對安心，如果發生什麼了問題都還有歷史版本可以用！所以千萬要把試算表這個功能牢記起來

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