Google試算表善用【還原版本】功能,挽回你的重要資料!

How To Revert To an Older Version of a Spreadsheet In Google Sheets 封面圖片

在使用試算表的時候,經常要編輯表格裡的資料,只要打錯東西,通常都用[Ctrl+Z]來回到上一步,但如果想要復原到好幾天前的資料,就得依賴試算表的【還原】功能了,只要「歷史版本」都還在的話,你隨時都可以一鍵還原你的工作表!

編輯資料的時候會儲存版本

平常在試算表編輯資料的時候,試算表上面的功能區附近,會有兩個狀態會跟著你的編輯動作一起改變:

1. 一個是這份「試算表文件」的狀態;

2. 另一個則是「編輯版本記錄」的狀態。

試算表文件狀態及版本記錄狀態


只要在儲存格裡面輸入或修改內容,上面那兩個狀態就會顯示目前的「編輯動作」有沒有被儲存起來,如果有的話,最上面的那個雲端符號它會顯示「已儲存到雲端硬碟」,下面的狀態則是會顯示「上次編輯是在數秒前」,而且下面這個如果很久沒有更新的話,就會變成好幾分鐘之前。

文件狀態與版本狀態會因為試算表的編輯動作而發生改變

其實我們的每個編輯動作,都被試算表保存成一個個的「編輯版本」,並放在雲端上,平時如果沒注意或研究的話,可能很難知道試算表有歷史版本的存在。


查看試算表的版本

那要如何查看這些被保存起來的「編輯歷史版本」呢」?

只要依序點擊[檔案]>[版本記錄]>[查看版本記錄],試算表就會進入版本編輯記錄的畫面。

打開查看版本記錄


進入另一個畫面之後,你可以看到右邊有一個「版本記錄」的側邊欄,而一開始的位置會在「目前版本」上,從下面的圖可以看到「目前版本」現在字體是綠色的,代表左邊表格畫面的內容是「目前版本」的內容。

而表格畫面中有很明顯的「綠色區塊」,那些都是這個版本編輯過的痕跡。

版本記錄的畫面


編輯記錄

如果這個版本有很多編輯記錄的話,你可以點上面的按鈕來切換「編輯位置」,它會把每個編輯的範圍框選出來給你看。

編輯的位置


詳細版本記錄

除了「目前版本」之外,版本的旁邊可能會有一個下拉選單符號【▸】,打開它就可以看到裡面的其他「歷史修訂版本」。

展開詳細版本


這些「修訂版本」是在什麼時候編輯的,旁邊都會顯示日期跟時間。

較舊的修訂版本


顯示變更

而側邊欄最下面還有一個「顯示變更」的按紐,如果取消打勾它的話,左邊的畫面就會恢復成一般正常的畫面,但它還是會顯示歷史的試算表內容。

顯示變更


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如何還原到舊的版本?

眼尖的你肯定有發現,當我切換到「歷史版本」的時候,上面會多出一個還原這個版本的按鈕,把它按下去,就可以把試算表還原到現在畫面中所選的版本記錄。

或是點擊每個修訂版本記錄旁的選單符號【】,它也有「還原這個版本」的選項可以還原。(詳情可參考下圖)

還原這個版本


重新命名版本記錄

如果你覺得這個版本特別重要的話,你可以考慮重新命名這個版本的名稱。

而名稱就是在右側欄的「時間日期」那一行,它是試算表用預設的名稱保存起來的,直接把「日期時間」那個地方反白起來,就可以修改那個版本的名稱,

重新命名版本


而「目前的版本」可以另外在Google試算表的功能選單裡修改,點擊[檔案]>[版本記錄]>[為目前的版本命名]

為目前的版本命名


這邊就可以替「目前的版本」命名。

為目前的版本命名


「版本記錄」都重新命名完了之後,可以打開側邊欄的「僅顯示已命名的版本」開關,它就會顯示出這份試算表目前已經被命名的「版本記錄」了,這樣在找以前重要的歷史版本會非常方便!

僅顯示已命名的版本


為舊的版本建立副本

除了可以把試算表還原到之前的版本之外,你也可以考慮直接替這個「歷史修訂版本」儲存為另一個試算表文件。

點擊「版本記錄」旁邊的選單符號【】,它下面都會有一個「建立副本」的選項。

建立版本記錄的副本


點擊「建立副本」之後,可以先替這個新的複製版本命名,或是指定存放的資料夾。

複製版本


按下確定之後,這份「歷史版本記錄」就會變成新的試算表文件了!你可以在試算表的主畫面看到它。

成功建立版本記錄的副本


如何刪除歷史版本?

雖然平時應該不會有人會去刪除試算表的「版本記錄」,但如果真的想刪除的話,其實從上面的選項中,並沒有發現到任何可以刪除歷史版本的「選項」或是「按紐」,頂多只有移除名稱的選項,或許未來會出現這個功能。

但目前的做法就是把「這份試算表」建立另外一個副本,也就是複製出另外一份檔案,原本舊的可以選擇刪掉。如此一來,這份新複製出來的「副本」的歷史「版本記錄」都會全部被清空喔!

延伸閱讀:Google試算表如何還原【已刪除的試算表】?要把握檔案期限!


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結語

現在隨著工作性質的改變,我們線上工作或協作的機會也變得越來越多,但是同樣也無法避免各種突發狀況跟錯誤的發生,像Google試算表有這樣的編輯版本備份的功能,用起來就會相對安心,如果發生什麼了問題都還有歷史版本可以用!所以千萬要把試算表這個功能牢記起來!

Reference:Infoinspired.com文件編輯器說明


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