【Google 試算表】善用還原版本功能,挽回你的重要資料!

2022 年 6 月 30 日 更新

Google Sheets Older Version 封面圖片

在使用試算表的時候,經常要編輯表格裡的資料,只要打錯東西,通常都用 CtrlZ 來回到上一步,但如果想要復原到好幾天前的資料,就得依賴試算表的「還原」功能了,只要「歷史版本」都還在的話,你隨時都可以一鍵還原你的工作表!

編輯資料的時候會儲存版本

平常在試算表編輯資料的時候,試算表上面的功能區附近,會有兩個狀態會跟著你的編輯動作一起改變:

1. 一個是這份「試算表文件」的狀態;

2. 另一個則是「編輯版本記錄」的狀態。

試算表文件狀態及版本記錄狀態


只要在儲存格裡面輸入或修改內容,上面那兩個狀態就會顯示目前的「編輯動作」有沒有被儲存起來,如果有的話,最上面的那個雲端符號它會顯示「已儲存到雲端硬碟」,下面的狀態則是會顯示「上次編輯是在數秒前」,而且下面這個如果很久沒有更新的話,就會變成好幾分鐘之前。

文件狀態與版本狀態會因為試算表的編輯動作而發生改變

其實我們的每個編輯動作,都被試算表保存成一個個的 編輯版本,並放在雲端上,平時如果沒注意或研究的話,可能很難知道試算表有歷史版本的存在。


查看試算表的版本

那要如何查看這些被保存起來的「編輯歷史版本」呢」?

只要依序點擊 檔案版本記錄查看版本記錄,試算表就會進入版本編輯記錄的畫面。

打開查看版本記錄


進入另一個畫面之後,你可以看到右邊有一個 版本記錄 的側邊欄,而一開始的位置會在 目前版本 上,從下面的圖可以看到「目前版本」現在字體是綠色的,代表左邊表格畫面的內容是「目前版本」的內容。

而表格畫面中有很明顯的「綠色區塊」,那些都是這個版本編輯過的痕跡。

版本記錄的畫面


編輯記錄

如果這個版本有很多編輯記錄的話,你可以點上面的按鈕來切換 編輯位置,它會把每個編輯的範圍框選出來給你看。

編輯的位置


詳細版本記錄

除了「目前版本」之外,版本的旁邊有些會有一個下拉選單符號 ,打開它就可以看到裡面的其他 歷史修訂版本

展開詳細版本


這些「修訂版本」是在什麼時候編輯的,旁邊都會顯示日期跟時間。

較舊的修訂版本


顯示變更

而側邊欄最下面還有一個 顯示變更 的開關,如果取消勾選它的話,左邊的畫面就會恢復成一般正常的畫面,但它還是會顯示歷史的試算表內容。

顯示變更


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如何還原到舊的版本?

眼尖的你肯定有發現,當我切換到 歷史版本 的時候,上面會多出一個 還原這個版本 的按鈕,把它按下去,就可以把試算表還原到現在畫面中所選的版本記錄。

或是點擊每個修訂版本記錄旁的選單符號 ,它也有 還原這個版本 的選項可以還原。(詳情可參考下圖)

還原這個版本


重新命名版本記錄

如果你覺得這個版本特別重要的話,你可以考慮重新命名這個版本的名稱。

而名稱就是在右側欄的「時間日期」那一行,它是試算表用預設的名稱保存起來的,直接把 日期時間 那個地方反白起來,就可以修改那個版本的名稱,

重新命名版本


而「目前的版本」可以另外在 Google 試算表的功能選單裡修改,點擊 檔案版本記錄為目前的版本命名

為目前的版本命名


這邊就可以替「目前的版本」命名。

為目前的版本命名


「版本記錄」都重新命名完了之後,可以打開側邊欄的 僅顯示已命名的版本 開關,它就會顯示出這份試算表目前已經被命名的「版本記錄」了,這樣在找以前重要的歷史版本會非常方便!

僅顯示已命名的版本


為舊的版本建立副本

除了可以把試算表還原到之前的版本之外,你也可以考慮直接替這個「歷史修訂版本」儲存為另一個試算表文件。

點擊「版本記錄」旁邊的選單符號 ,它下面都會有一個 建立副本 的選項。

建立版本記錄的副本


點擊 建立副本 之後,可以先替這個新的複製版本命名,或是指定存放的資料夾。

複製版本


按下確定之後,這份 歷史版本記錄 就會變成新的試算表文件了!你可以在試算表的主畫面看到它。

成功建立版本記錄的副本


如何刪除歷史版本?

雖然平時應該不會有人會去刪除試算表的「版本記錄」,但如果真的想刪除的話,其實從上面的選項中,並沒有發現到任何可以刪除歷史版本的「選項」或是「按紐」,頂多只有移除名稱的選項,或許未來會出現這個功能。

但目前的做法就是把「這份試算表」建立另外一個副本,也就是複製出另外一份檔案,原本舊的可以選擇刪掉。如此一來,這份新複製出來的「副本」的歷史「版本記錄」都會全部被清空喔!

延伸閱讀:【Google 試算表】如何還原已刪除的試算表?要把握檔案期限!


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結語

現在隨著工作性質的改變,我們線上工作或協作的機會也變得越來越多,但是同樣也無法避免各種突發狀況跟錯誤的發生,像 Google 試算表有這樣的編輯版本備份的功能,用起來就會相對安心,如果發生什麼了問題都還有歷史版本可以用!所以千萬要把試算表這個功能牢記起來


延伸閱讀

References:Infoinspired.com文件編輯器說明


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