Google試算表如何錄製【巨集】?輕鬆搞定重複繁瑣的事!

How to Record Macros in Google sheets 封面圖片

你知道Google試算表裡面的「巨集」是什麼嗎?它是一種很方便又特別的存在,它具有像是錄音機一般的效果,可以記錄我們在試算表裡面的操作,並且只要透過回放的功能,還能替我們執行大量重複性的動作,這麼神奇的東西一定要先了解起來!

巨集可以做什麼?

如果有用過 Microsoft Excel 的人,應該大多都聽過「巨集」這個名詞或知道它的功能,它其實是一種 錄製 的功能,可以把你在電子表格中所操作的動作給記錄下來,像錄音機一般保存在磁帶裡面,而當未來需要執行這個系列的動作時,可以讓它重新再播放出來。

也就是說,我們可以透過這種類似「回放/重播」的特性,完成大量又重複性的操作動作,省下屬於自己的寶貴時間。

而Google試算的「巨集」是 2018 年加入的新功能,就如上述所提到的功能一樣,試算表的巨集也可以錄製一系列的操作步驟,並且以「程式碼」的形式保存於後端,同時還可以設定一組快捷鍵,讓你在試算表裡面可以快速執行這個巨集指令。

巨集的功能跟試算表的「F4鍵」功能有點類似,但 F4鍵 在工作表裡面是「重複上一個動作」,而 巨集 是可以「重複一系列的動作」,本質上還是有點差異。但如果你有常常在用F4鍵的話,應該很快就能明白巨集的便利性。


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巨集的錄製步驟

範例表格

了解完巨集的功能之後,可以先試著錄製一些簡單的巨集指令,接下來會以下圖中的表格為例。

範例表格


步驟一:啟動錄製巨集功能

我們先點擊功能選單內的 工具巨集錄製巨集,來啟動巨集的錄製模式。

啟動之後,可以看到工作表下面出現一個 正在錄製新巨集 的介面,同時它下面會有兩個選項,分別是:

  • 使用絕對參照:如果選「絕對參照」,代表執行巨集的時候,會固定在同一個儲存格範圍上執行,就算換到其他工作表也是一樣的範圍。
  • 使用相對參照:如果選「相對參照」,則可以在不同的儲存格範圍上執行巨集指令。

由於我後面想要在不同的儲存格範圍上執行指令,所以這邊會選擇用「相對參照」。

依序點擊工具、巨集、錄製巨集


步驟二:錄製一系列動作

選定完參照類型之後,就可以開始你在工作表內的操作動作了,這邊每執行一個動作就會被錄製起來。這邊我打算讓巨集錄製4個簡單的操作。

動作1:將字體加粗。

錄製巨集動作1

動作2:填滿淡黃色背景。

錄製巨集動作2

動作3:文字置中。

錄製巨集動作3

動作4:加上外框線。

錄製巨集動作4

從上面四張圖可以看到,我每執行一個動作,下面的錄製巨集介面就會出現動作的狀態更新,代表你的動作有被巨集錄製到。


步驟三:設定巨集名稱與快捷鍵

如果想要錄製的操作動作都完成了之後,就可以點擊 正在錄製新巨集儲存 按鈕,這時候會跳出另一個巨集設定畫面,可以讓你為這次的巨集設定「名稱」跟「快捷鍵(選填)」。

快捷鍵的前面三個鍵都是 Ctrl + Alt + Shift,然後再加上 0~9的數字鍵。

設定巨集的名稱與快捷鍵


步驟四:儲存新巨集

名稱跟快捷鍵都設定完了之後,就可以按下 儲存 來保存巨集並結束巨集的錄製。一旦儲存巨集之後,系統就會隨即建立 Apps Script 在後端。

儲存新巨集


查看已儲存的巨集

如果想要查看自己所保存的巨集,可以到功能選單的 工具巨集 裡查看,如果有設定快捷鍵的話,該巨集旁邊還會同時顯示出它對應的快捷鍵。

查看已儲存的巨集


執行巨集指令

巨集儲存起來之後,就可以測試看看。

由於上面我有替新儲存的巨集設定一組快捷鍵:Ctrl + Alt + Shift + 1,所以當我選取其他儲存格,並且按下巨集快捷鍵的時候,試算表就會自動運行巨集的指令碼,把前面所錄製的動作重新在新的儲存格裡執行一遍。

就像下面這張圖一樣,每當我選取一格儲存格就按一次快捷鍵,巨集指令就會RUN一遍,把這個範圍變成我所希望的巨集結果。

用快捷鍵來執行巨集指令

雖然只是四個簡單動作,重複操作的話也是需要一點時間;但如果錄製的動作更多又更複雜的話,那透過巨集的功能就可以省去大量的操作時間了。


如何修改巨集快捷鍵

如果想要修改巨集的快捷鍵,可以前往 工具巨集管理巨集,打開巨集的管理介面。

從功能選單打開「管理巨集」


畫面出現巨集的管理介面之後,除了左邊可以修改巨集的名稱之外,巨集的旁邊還會有一組快捷鍵,可以自行修改快捷鍵中的數字,可以設定的範圍是 0~1,也就是總共十組的巨集快捷鍵。

修改巨集快捷鍵的數字


如何刪除巨集

管理巨集的介面裡面,每個巨集旁邊還有一個設定的選單圖示,裡面會有 編輯指令碼移除 兩個選項,點擊移除後記得要按右下角的 更新 按鈕,才能順利刪掉這組巨集喔!

移除巨集


結語

一旦學會使用「巨集」的錄製功能之後,就可以快速執行很多大大小小重複又繁瑣的事情,能將很多操作動作都自動化,甚至也可以拿來設定一些沒有內建快捷鍵,卻又很常使用的功能。

就算現在還用不到也沒關係,至少能先了解Google試算表也具備這樣的功能就好。


Reference:

文件編輯器說明

Record macros in Sheets, skip mundane tasks

Additional details on new macro recorder and formatting options in Google Sheets


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