【Google 試算表】如何建立多層下拉式選單？先從第 2 層學起來

2023 年 2 月 7 日更新

在 Google 試算表使用下拉選單來輸入資料，是很常見的技巧之一，但是如果想要建立第二個下拉選單，而且選單的內容要根據第一層的選項來變動，設定上就會複雜一點，不過完成這種關聯性的選單之後，也能讓表格功能更加多元！

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內容目錄

製作兩層下拉式選單

如果會在Google試算表裡建立單一個下拉選單的話，那通常第二層應該就不會太難了，大致上會需要用到下列這三種工具：

儲存格範圍命名
INDIRECT 函數
資料驗證

接下來開始講解怎麼運用這三種工具製作兩層式的下拉式選單：

Step 1：開啟已命名範圍

首先，針對要製作下拉選單所參考的資料範圍進行「儲存格命名」(後面使用的 INDIRECT 函數會用到)，可以先點擊上面功能選單的 資料＞已命名範圍，它可以打開工作表右側已命名範圍的操作介面。

Step 2：幫儲存格命名

將六年級所要顯示的清單範圍框選起來，並且在公式列最左邊的 名稱欄 中替這個範圍命名為「六年級」。

接下來也可以同時替「五年級」跟「四年級」的儲存格範圍命名。

命名好的範圍，都會顯示在 已命名範圍 的介面當中。想管理、修改或刪除名稱的話，都可以從這邊操作。

Step 3：資料驗證

接下來要先製作「第一層」的下拉選單，所以點擊功能選單的 資料＞資料驗證，打開驗證資料的介面。

Step 4：使用範圍內的清單

進入「驗證資料」的介面之後，條件的設定保留預設的 範圍內的清單 就好，然後把「第一層」要顯示的儲存格資料範圍填寫進去，也就是 六年級、五年級、四年級 這三個儲存格範圍，設定好之後就可以按 儲存。

Step 5：完成第一層下拉式選單

這樣「第一層」的下拉選單就可以使用了！

Step 6：設定 INDIRECT 函數

接著要繼續設定第二層的下拉選單，先在儲存格裡面輸入 INDIRECT函數，函數裡面的參照就可以指向「第一層下拉選單」的儲存格。

完成函數設定之後，可以試試更換「第一層下拉選單」的選項，INDIRECT 函數所回傳的資料也會跟著變動。

Step 7：資料驗證

再次打開「驗證資料」的介面，條件一樣使用 範圍內的清單，然後點擊旁邊「框選範圍」的圖示。

Step 8：使用 INDIRECT 函數所回傳的清單

這次要框選的範圍，就是 INDIRECT 函數所回傳的資料範圍，如果回傳的資料有三格，那就是要把回傳的三個資料都框選起來。框選完範圍之後，按 確定 完成資料驗證。

這裡需要注意框選的範圍，回傳的資料都要框選到，不能只框選一格，否則第二層下拉選單也只會有一個選項。

完成多層下拉式選單

最後就可以看到剛製作好的「第二層下拉式選單」了！而第二層打開的選單內容會跟第一層的選項一起連動。

如果第一層選項為「六年級」，那第二層的選單內容就會出現：六年 A 班、六年 B 班及六年 C 班，也就是儲存格所命名的範圍。

搭配技巧

技巧一：為命名的資料標示層數

如果要製作的資料範圍有點多的話，記得要幫每個命名的資料範圍標示層數，並且做一下分組、分類，這樣之後想要修改的話，才不會打亂資料

技巧二：可以從別張工作表中提取資料

資料雖然可以用隱藏或分組的功能來收納起來，但是也可以放在其它工作表當中。

因為使用 資料驗證 或 INDIRECT函數 時，是可以跨工作表的，雖然製作下拉選單的時候要一直切換工作表，但是完成之後的工作表就會簡潔許多。

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切換選單內容時，會出現警示符號

雖然使用這個方式可以製作出「第二層下拉式選單」，不過在切換第一層的選項時，第二層的儲存格就會出現警示的符號。

結語

在使用 Google 試算表或是 Excel 的時候，可能偶爾會有這類有關聯性的多層下拉選單的製作需求，流程上可能會有點差異，但概念上是差不多的，同樣都會額外設定比較多的東西，這時如果資料沒有分類清楚，就很容易弄亂。

多多善用以上提供的小技巧，或是自己管理表格資料常用的習慣，後續要修改資料時，就不會花太多時間囉！

如果還需要建立第三層的下拉選單，原理就跟兩層的下拉選單差不多，只是要額外設定新的範圍命名跟新的 INDIRECT 函數，然後再做好分類管理就好。

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References：Productivityspot、文件編輯器說明

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製作 兩層下拉式選單